De recuentos manuales a ganancias cuantificables: cómo MarketMan ayudó a Spoons a abordar los puntos ciegos del inventario

Cuando Bearing Fruit Ventures adquirió Spoons, un concepto dinámico y muy apreciado de cuencos de açaí, sabían que estaban ante una gran oportunidad. Sin embargo, al no disponer de un sistema de gestión de inventario, la empresa estaba, en esencia, «navegando a ciegas».

«Imagina conducir un coche o pilotar un avión con el parabrisas totalmente tintado. No puedes ver ni a metro y medio delante de ti», explica Cole Yates, director de Recursos Humanos de Bearing Fruit Ventures. «Eso es lo que supone intentar gestionar un restaurante sin un sistema de gestión de inventario».

Esa confusión operativa estaba costando dinero a la empresa.

El Estado antes de MarketMan

Antes de implementar MarketMan, Spoons operaba sin ningún tipo de seguimiento de inventario. No existían sistemas para controlar el uso, el desperdicio de alimentos o las fluctuaciones de precios. Los pedidos se realizaban manualmente y se agrupaban por proveedor. En resumen, el equipo no tenía visibilidad sobre dónde se gastaba el dinero ni cómo optimizarlo.

«Antes de MarketMan, los recuentos de inventario se hacían a mano, con lápiz y papel. Si no se realiza un seguimiento del inventario ni se optimizan los pedidos, básicamente se está tirando el dinero a la basura», afirma Cole. 

Sin saber cuánto producto sale por la puerta, ya sea por exceso de racionamiento, deterioro, robo o cambios en los precios, resulta imposible gestionar el coste de los productos vendidos o impulsar la rentabilidad.

«Sabíamos que Spoons contaba con una increíble fidelidad local y con uno de los mejores productos de acai, si no el mejor. Estoy muy orgulloso del producto que tenemos, así que sabíamos que solo teníamos que sistematizarlo y todo iría sobre ruedas», recuerda Cole.

Buscando la opción adecuada

Cuando Bearing Fruit Ventures se hizo cargo de Spoons, evaluaron varios sistemas de gestión de inventario, y MarketMan se perfiló como el claro favorito.

«MarketMan destacaba por su relación calidad-precio», afirma Cole. «Era fácil de usar, no incluía módulos adicionales que no necesitábamos para nuestro tamaño y era perfecto para crear algo desde cero».

MarketMan también ofrecía integraciones perfectas con sus proveedores, lo que facilitaba enormemente la creación de sus operaciones internas desde cero.

Objetivos de implementación

Desde el principio, Cole y su equipo tenían claro lo que necesitaban:

• Un sistema para realizar un seguimiento del uso real frente al uso teórico del inventario.
• Pedidos sin complicaciones a los proveedores
• Elaboración de recetas y menús
• Visibilidad de facturas y compras
• Análisis histórico de precios de los productos de los proveedores
• Integración EDI para un procesamiento más automatizado de las facturas

MarketMan cumplió todos los requisitos.

Poner orden con MarketMan

Con MarketMan en funcionamiento, el equipo de Spoons pudo finalmente empezar a ver lo que realmente estaba pasando dentro de su negocio.

«Pudimos identificar que la fruta de acai y ciertas cremas para untar eran fuentes importantes de diferencia de producto», explica Cole. «La diferencia es la diferencia entre lo que deberíamos haber utilizado y lo que realmente utilizamos».

Este descubrimiento les permitió poner en marcha una formación correctiva, informar a los jefes de equipo y hacer que las tiendas se responsabilizaran de estos conocimientos.

«Pudimos formar al equipo, informar a los responsables y hacerles saber que estábamos haciendo un seguimiento de estas cuestiones y que les íbamos a pedir cuentas», afirma Cole.

¿El resultado? Una operación más controlada y un rendimiento financiero significativamente mejorado.

«Hemos dado un giro a la empresa. Ahora estamos obteniendo beneficios muy importantes. MarketMan ha sido clave para que esto haya sido posible».

Confianza y control operativos

La función más valiosa para el equipo de Spoons ha sido el informe «Real frente a teórico» de MarketMan. Al integrar su sistema POS y realizar recuentos semanales y mensuales en la aplicación, ahora pueden ver con precisión dónde se desvía el uso del inventario de las expectativas.

«Sin MarketMan, habríamos estado dando palos de ciego», afirma Cole. «Ahora podemos sentarnos en una reunión y decir: "Aquí es donde estaba nuestra mayor carencia. Esto es lo que tenemos que solucionar"».

Cole también valora la posibilidad de realizar un seguimiento del historial de precios de los proveedores. Esto es especialmente importante para un concepto que depende en gran medida de los productos frescos, cuyos costes pueden fluctuar con frecuencia.

«El precio de las fresas podría subir esta semana, y sin MarketMan, quizá ni siquiera te darías cuenta. Pero ahora podemos generar un informe y saber al instante si estamos haciendo un buen negocio o no».

Optimización de pedidos y ahorro de tiempo

Gracias a la integración EDI de MarketMan, Spoons ahora puede vincular automáticamente las facturas y los pedidos de sus proveedores en un único sistema optimizado. Esto ha reducido drásticamente la carga de trabajo manual que solía consumir horas cada semana.

«Antes de MarketMan, todos los pedidos tenían que hacerse manualmente a través del portal de cada proveedor», explica Cole. «Ahora lo hacemos todo a través de MarketMan. Es eficiente, se puede rastrear y está conectado».

Cole también destaca el importante ahorro de tiempo en el proceso de recuento de inventario.

«Con MarketMan, lo conecto a mi teléfono, tableta u ordenador portátil y simplemente sigo el sistema. Sin duda, ahorro mucho más tiempo que con lápiz y papel».

Éxito del cliente que va más allá

Cole reserva un elogio especial para el equipo de asistencia de MarketMan, en particular para su representante de cuentas, Erica.

«Ha sido fenomenal, más allá de lo esperado. Probablemente haya sido molesto en ocasiones, pero ella siempre ha sido receptiva y servicial», afirma con una sonrisa. «Nunca he dudado de su integridad ni de su capacidad para ayudarnos a alcanzar el éxito».

La atención al cliente fue realmente un factor decisivo a la hora de elegir MarketMan durante la fase de evaluación.

«Eran amables, acogedores y, sin embargo, sabían lo que hacían», afirma Cole. «Sinceramente, esa fue una de las razones por las que nos decidimos por MarketMan».

Resultados transformadores

Desde la implementación de MarketMan, Spoons ha experimentado mejoras significativas en la claridad operativa y el rendimiento financiero:

• Visibilidad del inventario: ahora es posible realizar un seguimiento de las deficiencias en el uso y tomar medidas al respecto.
• Precisión de la receta: precisión a nivel de ingredientes en cada bol.
• Responsabilidad del proveedor: precios en tiempo real y transparencia en las facturas.
• Ahorro de tiempo: recuentos de inventario digitales más rápidos en comparación con el antiguo método de lápiz y papel.
• Confianza operativa: los jefes de equipo y los gerentes disponen de herramientas para tomar decisiones más inteligentes.
• Rentabilidad: Spoons ha pasado de tener un rendimiento inferior al esperado a ser rentable, en gran parte gracias a los datos y sistemas proporcionados por MarketMan.

«Sin duda, fueron muchos los factores que contribuyeron a dar un giro a Spoons y convertirla en una empresa rentable», afirma Cole. «Pero no lo habríamos conseguido sin MarketMan».

Espacio para crecer

Aunque Spoons opera actualmente un número reducido de establecimientos, Cole cree que MarketMan está bien posicionado para crecer junto con ellos.

«MarketMan tiene la capacidad de crecer con nosotros», señala. «Apenas estamos empezando a descubrir todo lo que la plataforma puede hacer. Nos encantaría usar MarketMan más, solo necesitamos desarrollar esos sistemas».

¿Lo recomendaría?

«Sí», responde Cole sin dudarlo. «Todo empieza con el servicio al cliente. Así es como se triunfa en el sector de la restauración. Y MarketMan lo entiende».

«Recomendaría Market Man simplemente porque ofrece muchas herramientas diferentes y, sin duda, está por delante de otras empresas».

Para cualquier restaurante o pequeña cadena que busque la mejor solución de gestión de inventario, tanto si está empezando desde cero como si está sustituyendo un sistema antiguo, el consejo de Cole es claro:

«Si estás buscando un sistema de gestión de inventario con un gran rendimiento, te recomiendo MarketMan».

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