Controlar bien los costes es fundamental para que un bar tenga éxito y sea rentable.

Permitir que el personal del bar sirva sin una política de servicio establecida, perder de vista lo que hay en stock y lo que hay que pedir, o no vigilar de cerca lo que cobran los proveedores, puede hacer que pierdas dinero más rápido de lo que puedes mantener las bebidas llenas.

Pero si eso le suena a usted, no se preocupe. Hay formas muy sencillas y prácticas de controlar mejor los gastos en bebidas.

1. Establecer un objetivo de coste de vertido

Fijar el precio correcto de las bebidas alcohólicas puede parecer una obviedad. Pero te sorprendería saber cuántos gerentes de bar no hacen los cálculos adecuados de antemano. Lo mejor es calcular el coste de cada bebida. Es decir, el coste del licor que te entrega el proveedor dividido por el precio al que lo vendes. Si te gastas 5.000 dólares en una caja de whisky y la vendes por 10.000, el coste de consumo será del 50%. La bebida más rentable tiene el coste de consumo más bajo, y viceversa. Cuando conozcas tu coste de consumo actual, podrás fijarte un objetivo. Por ejemplo, si quiere reducir el coste de servicio de ese whisky al 25%, tendrá que duplicar el precio de venta. Asegúrese también de tener en cuenta los derrames, las botellas rotas, etc.

2. Establecer una política de vertido

Por muy cuidadosamente que se calcule el coste de una consumición, éste carece prácticamente de sentido si no existe una política de consumiciones. Servir más de la cuenta es una de las principales causas de sobrecostes ocultos en cualquier bar, sobre todo si el personal es especialmente generoso con sus recargas o sus habilidades para servir gratis. Puede que a los clientes les parezca bien, pero no va a crear un modelo de negocio sostenible. Puede que baste con explicárselo al personal y comprobar periódicamente, mediante revisiones de la formación, que lo ponen en práctica. Pero si eso no funciona, quizá quieras considerar tanto los vertedores estándar como los jiggers. Estos pequeños vasos medidores, que se utilizan sobre todo para cócteles, tienen dos caras que permiten verter una o dos cantidades y facilitan al personal la precisión de las medidas.

3. Adoptar una política de tolerancia cero frente a los robos del personal

Es triste pero cierto: los robos cometidos por el personal pueden ser una de las principales fuentes de pérdidas de un bar. Los incidentes pueden ir desde ofrecer a un amigo una bebida gratis sin pedir permiso hasta robar botellas de forma flagrante detrás de la barra. Pero, sea cual sea su forma, es fundamental adoptar una política de tolerancia cero. Comunícalo con regularidad al personal durante las sesiones de iniciación y formación, hazles saber que pueden dirigirse a ti de forma anónima si sospechan que se ha cometido alguna fechoría y, si es necesario, considera la posibilidad de instalar cámaras de seguridad visibles tanto en la parte delantera como en la trasera del local.

4. Evitar el despilfarro

El despilfarro no es sólo un problema de los alimentos. Ya se trate de derrames o de pedidos incorrectos, hay varias formas de desperdiciar las existencias de bebidas. Sí, una cierta cantidad es inevitable, pero no lo dejes pasar. Asegúrate de anotar cuidadosamente cualquier derrame importante y lleva un registro de las bebidas equivocadas que acaban tirándose por el desagüe. ¿Hay culpables concretos? ¿Se necesita más formación? Adopta medidas para reducir los residuos en la medida de lo posible, y eso te ayudará a sacar mucho más provecho de tu cuenta de resultados.  

5. Familiarizarse con la gestión de inventarios

Alrededor del 80% de los costes de un bar están relacionados con las bebidas alcohólicas. Esto significa que el inventario es probablemente su mayor activo y que garantizar su correcta gestión es fundamental para mantener la rentabilidad. Para empezar, eso significa un proceso sólido de recepción y registro del inventario entrante, con el personal formado sobre lo que debe buscar, las facturas comparadas cuidadosamente con las órdenes de compra y las existencias nunca desatendidas. A continuación, hay que realizar comprobaciones periódicas de las existencias. Al menos dos veces al mes hay que realizar una auditoría completa de todo el inventario y dar cuenta de cualquier discrepancia. Todo esto puede hacerse manualmente, por supuesto. Pero para ahorrar tiempo y garantizar un grado mucho mayor de precisión, quizá quieras considerar la posibilidad de integrar la gestión del software de inventario en la empresa.

Los sistemas como MarketMan le ayudan a realizar un seguimiento del inventario desde el momento en que llega hasta el minuto en que se vende. Pero no sólo detecta rápidamente las discrepancias, sino que también puede ayudarle a ver claramente el coste de los productos vendidos (y si coincide con su objetivo de coste de vertido), destacar las subidas de precios de los proveedores, señalar las áreas de pérdida desconocida y proporcionar información sobre cómo se podrían ajustar algunos ingredientes de los cócteles para mejorar el margen de beneficios. Es cierto que puede requerir un poco más de trabajo inicial, incluida la formación del personal, pero a largo plazo puede ayudar a agilizar este proceso crítico para la empresa.

6. Establezca un nivel de paridad para cada licor

El nivel de paridad es la cantidad mínima de un producto que un bar debe tener a mano para satisfacer la demanda. Si se sobrepasa, hay que pedir nuevas existencias. Una fórmula sencilla para calcularlo es la cantidad de producto que se utiliza cada semana + las existencias de seguridad (extras para reducir el riesgo de que el artículo se agote y actuar como reserva en caso de que las ventas sean mayores de lo esperado o las entregas se retrasen) / el número de entregas semanales. Si dispone de un software de gestión de inventario que se integre en su TPV, como MarketMan, asegurarse de no quedarse sin existencias de un producto es muy sencillo.

7. Comprar al por mayor para aprovechar los descuentos por volumen

Parece otra obviedad, ¿verdad? Pero la realidad es que, sin un control adecuado de las existencias y los costes, hacer un pedido de licores a granel puede resultar arriesgado (y costoso). Afortunadamente, con todos esos otros procesos en marcha, tendrás una idea clara de las existencias que tienes y de lo que necesitarás en las próximas semanas. Esto te coloca en una posición inmejorable para aprovechar las ofertas por volumen de un proveedor. Casi siempre hay descuentos en las compras al por mayor, así que, aunque no te lo ofrezcan directamente, llama y pregunta. ¿Qué puede perder?

8. Dirigir las promociones a nuevos clientes

Los bares son bien conocidos por sus grandes ofertas. Las ofertas de Happy Hour, los especiales de cócteles de autor o las promociones de "compre uno, llévese otro gratis". A los clientes también les encantan. Pero hay que tener en cuenta que, aunque las promociones aumentan el volumen de ventas, no dan el mismo impulso a las ventas de valor ni a los ingresos. Eso significa que cada promoción debe pensarse estratégicamente. Una de las mejores estrategias es dirigir la mayoría de las promociones a los clientes nuevos, en lugar de a los fieles, que probablemente pedirían una copa de todos modos. De este modo, la reducción temporal del margen de beneficios se compensa con el beneficio económico a largo plazo de un nuevo cliente (feliz).

9. Mezcla

A estas alturas tendrás una visión muy clara de los beneficios que te reporta cada bebida. No sólo tendrás un objetivo de coste de consumición para cada bebida (respaldado por una política clara de consumición), sino que con el sistema de gestión de inventario adecuado también podrás ver exactamente qué cantidad de cada bebida estás vendiendo y el coste total de las ventas (incluidos los ingredientes no alcohólicos en artículos como los cócteles). Utiliza esta información para crear una carta de bebidas que equilibre toda la variedad que necesitas para mantener contentos a los clientes, con una buena selección de bebidas que te proporcionen la mayor rentabilidad.

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