Gestión del inventario 101: Cómo gestionar eficazmente el inventario de la cocina de su restaurante hoy mismo
El inventario es la columna vertebral de su restaurante. Su estrategia de inventario de alimentos mantiene todo conectado y organizado - y un pequeño error puede resultar en un cambio masivo para su negocio. Los restaurantes fracasan principalmente debido a los costes mal gestionados, y la gestión de sus ingresos comienza con la gestión de su inventario. Aunque la gestión del inventario no es la parte más emocionante de dirigir un restaurante, es vital para operar una empresa sostenible y rentable. Entendemos mejor que nadie que la gestión del inventario puede ser pesada y aburrida. No podemos prometer que sea divertida, pero podemos sugerir herramientas, sistemas y consejos útiles para que los restauradores principiantes puedan aliviar parte del dolor.
Cómo poner en marcha y hacer crecer su negocio de restauración
Tanto si se está embarcando en el lanzamiento de su primer restaurante, como si está abriendo un segundo (o tercer) local, o está listo para convertir su negocio de restauración en una franquicia, esta guía le ayudará a tomar las decisiones más inteligentes posibles para su negocio.
Definición y terminología básica de la gestión de inventarios
Cómo hacer el inventario de un restaurante
Procedimientos de control alimentario
Cómo mejorar la precisión del inventario de la cocina del restaurante
Empecemos por la definición básica de la gestión del inventario de alimentos.
¿Qué es la gestión del inventario de alimentos?
La gestión del inventario de un restaurante incluye el registro, seguimiento y notificación de los ingredientes y suministros que entran y salen de su restaurante. Es una parte integral de la prevención de pérdidas y proporciona visibilidad y control sobre sus márgenes. Si no realiza un seguimiento sistemático de su inventario, podría estar perdiendo dinero sin ni siquiera saberlo.
Gestión del inventario de alimentos para la prevención de pérdidas
En algunos restaurantes, hasta el 10% de los alimentos se desperdicia antes de llegar al cliente, lo que significa que es posible que no reciba el 10% de sus ingresos con su actual sistema de inventario.
Una cosa es darse cuenta de que su reciente envío de gambas disminuyó rápidamente, pero otra cosa es saber exactamente por qué. ¿Formaba parte de un menú popular y se servía a clientes satisfechos? Si es así, ¡excelente! Debería poder atribuir cada onza de gamba a un punto de precio. Sin embargo, si no fuera así, podría tener en cuenta estas áreas de pérdida:
Errores del personal
Vertidos
Comidas del personal
Robo
Alimentos devueltos por quejas de los clientes
Todas estas áreas suponen una pérdida tanto de inventario como de beneficios para su restaurante. Los errores ocurren, y no todos los alimentos llegan a la mesa del cliente, pero es esencial saber con precisión qué suministros se han desperdiciado por cualquier motivo.
Cómo evitar el desperdicio de alimentos
Adoptar un sistema de gestión del inventario de alimentos le ayudará a mantener sus márgenes de beneficio, ya que la reposición del inventario es el gasto más considerable de su negocio. Al controlar sus existencias, puede reducir la cantidad de alimentos que desperdicia su restaurante. El desperdicio de alimentos es ya un problema importante en Estados Unidos, donde se calcula que entre el 30 y el 40% de la comida acaba en la basura. Con las soluciones tecnológicas adecuadas, puede minimizar el desperdicio tanto para la salud de su restaurante como para la del planeta.
En primer lugar, averigüe cuánta comida desperdicia innecesariamente. A veces, el desperdicio es inevitable, como cuando un cliente devuelve un plato. Sin embargo, factores como los desperdicios en la preparación, los derrames y los errores de cocción son evitables. El personal de cocina puede ser más consciente del desperdicio de alimentos y reducirlo al mínimo con la formación y el equipo adecuados.
Llevar a cabo una auditoría de residuos es una forma estupenda de determinar de dónde proceden sus residuos. Puede averiguar cuánto tira actualmente su restaurante y el ahorro potencial de costes. Para obtener mejores resultados, hágalo cuando su restaurante esté ocupado, pero no demasiado, para no causar interrupciones ni retrasos.
He aquí algunas de las fuentes más comunes de desperdicio de alimentos en los restaurantes y medidas prácticas para evitarlo:
Pedidos excesivos
Los pedidos excesivos a vendedores y proveedores se producen por varias razones. Sin embargo, la más común es un sistema de inventario ineficiente, que puede hacer que los chefs pidan más alimentos de los necesarios. Racionalizar y hacer un seguimiento frecuente del inventario evitará que pidas alimentos que no necesitas.
Deterioro
Aunque no haga un pedido excesivo de alimentos, corre el riesgo de que se estropeen en la trastienda. El control del inventario requiere una inspección cuidadosa al recibir el producto y, a continuación, etiquetar claramente todos los artículos entrantes con fechas y nombres de caducidad. El etiquetado garantiza que su personal de cocina pueda trabajar según el método de almacenamiento FIFO (primero en entrar, primero en salir) para reducir el riesgo de deterioro de los alimentos disponibles.
Sobreproducción
Sobrestimar las ventas de un menú también puede provocar el desperdicio de alimentos. A menudo, los chefs cocinan demasiados platos para evitar los 86, lo que provoca un mayor desperdicio de alimentos. El seguimiento de las ventas le ayudará a revisar su menú, ajustar niveles de preparación más eficientes e incluso eliminar platos poco populares.
Varios fallos de encendido
Los errores en la cocina son inevitables. Por ejemplo, a un cocinero se le puede olvidar omitir los frutos secos de un plato para un cliente alérgico. O un camarero puede no anotar una sustitución en un ticket y devolver el plato. Los fallos son perjudiciales para los resultados, y una formación adecuada y una gestión atenta pueden evitarlos durante un turno.
Mal control de las porciones
Si al final del día tira comida sin tocar, es posible que sus raciones no sean las adecuadas. Un control eficaz de las raciones permite estirar el presupuesto sin escatimar en calidad. Tómese el tiempo necesario para estandarizar las medidas de preparación de los alimentos y evitar así que los clientes dejen comida de más en sus platos.
Aunque es imposible eliminar por completo el desperdicio de comida, puede tomar medidas para reducir drásticamente la cantidad de desperdicios que produce su restaurante mediante unos sencillos pasos para mantener más dinero en su bolsillo y comida fuera de la basura.
Terminología del inventario de restaurantes
Si está listo para empezar a dominar el arte del inventario de restaurantes, aquí tiene algunos términos con los que debería familiarizarse.
Inventario
La cantidad de producto que hay actualmente en su restaurante. Dependiendo de su negocio, debe especificar el inventario en curso como la cantidad física de productos o cuánto valen en dólares. En cualquier caso, asegúrate de ser coherente y ceñirte a una sola unidad de medida.
Agotamiento
La cantidad de producto (o el valor en dólares del producto) utilizado en un período determinado. Puede basar el agotamiento en las ventas diarias, semanales o mensuales, y a menudo puede calcularse utilizando los datos de los informes de ventas de su TPV.
Utilización
La cantidad (o el valor en dólares) del inventario en reposo dividido por el agotamiento medio en un periodo específico. La fórmula es la siguiente:
Inventario permanente / Agotamiento medio (durante un periodo de tiempo determinado) = Uso
Por ejemplo, si tiene ocho galones de aceite de oliva y planea utilizar dos galones por semana, tiene cuatro semanas de uso.
Desviación
La desviación se refiere a la diferencia entre el coste de la cantidad de uso y el coste del producto. Digamos que su inventario se ha reducido a 50 $ de salmón al final del día, pero su TPV indica que sólo ha vendido 45 $ de salmón. Esto hace que su varianza del coste de los alimentos sea de -5 $, lo que significa que no se han contabilizado 5 $ de salmón.
Ahora que entiende la terminología básica del seguimiento del inventario, hablemos de algunas de las mejores prácticas de inventario que debe incluir en su restaurante.
Cómo hacer el inventario de un restaurante
Ahora, siga estos pasos para llevar a cabo una operación sin problemas y hacer un inventario preciso en su restaurante.
1. Organice y limpie sus estanterías
Si su almacén parece atravesado por un tornado, está abocado al fracaso. Un almacén desordenado conduce a errores en el inventario de la cocina, como el doble recuento, el exceso de pedidos de artículos perdidos durante el recuento y la frustración del personal. No es divertido, ¿verdad?
Limpie su almacén y organice sus artículos de la mejor manera posible antes de hacer el inventario. Siga estas estrategias de organización del espacio:
Agrupa los alimentos por categorías. Por ejemplo, mantén toda la carne junta y todos los productos juntos.
Si su almacén está demasiado lleno, instale más estanterías para evitar amontonar artículos en el suelo.
Añada etiquetas a sus estanterías para que los encargados de hacer el inventario sepan con precisión qué es cada artículo, sobre todo cuando los elementos de su menú incluyen ingredientes similares. Las etiquetas también facilitan la búsqueda de ingredientes durante un servicio ajetreado.
Si coloca etiquetas en las estanterías, incluya flechas que indiquen si el artículo está en la estantería de abajo o en la de arriba.
Cree un identificador de inventario específico para cada artículo y utilícelo para etiquetar los artículos en el software de inventario o en la hoja de cálculo. Esto facilitará enormemente la búsqueda de artículos o el análisis de los datos de inventario.
Una cocina organizada es una cocina eficiente, así que prepare su restaurante para el éxito poniendo en práctica estas estrategias ahora. Además, su vida será mucho más fácil cuando llegue el momento de hacer un recuento de inventario.
2. Reúna un equipo de inventario y elabore un calendario.
Ahora es el momento de decidir con qué frecuencia quieres hacer inventario en función de las necesidades de tu restaurante. Si regentas un bar, es probable que tengas que hacer inventario del alcohol todas las noches. Para otros productos de alimentación, una vez a la semana será suficiente. Asegúrate de hacer recuentos de inventario antes de hacer nuevos pedidos, para no malgastar dinero en productos que ya tienes.
Una vez que haya creado un programa optimizado, reúna a su equipo de inventario. Elija a una o dos personas que se encarguen siempre de realizar los recuentos de inventario. Ya deberían estar familiarizados con sus procedimientos de almacenamiento e incluso podrían encargarse también de recibir los pedidos.
Comunique a su equipo de inventario que una buena gestión del mismo significa una situación financiera más sólida para el restaurante y un mayor flujo de caja, lo que se traduce en una mayor seguridad laboral para ellos.
Sea coherente y programe el inventario para el mismo día y a la misma hora. La coherencia dará lugar a datos más limpios en los que podrá confiar a la hora de gestionar su presupuesto y calcular el coste de los bienes vendidos (CoGS).
3. Automatice el seguimiento de sus inventarios mediante un software de gestión de restaurantes
Diga adiós a las tediosas hojas de cálculo e implante un software de gestión de restaurantes para hacer un seguimiento de su inventario. Esta herramienta es esencial para agilizar las operaciones de su restaurante y maximizar la rentabilidad. Estas son solo algunas de las formas en que la digitalización de la gestión del inventario puede ayudar:
Cree procesos automatizados: Cuando llegan las entregas, tu personal puede sacar una tableta con el software de gestión de inventario instalado para registrar las unidades y cotejar el pedido con el sistema. La automatización reduce los errores humanos (por ejemplo, que el proveedor solo te proporcione cinco pedidos de un ingrediente cuando tú has pedido diez) y garantiza que no pagues de más por los artículos.
Establezca alertas de inventario: No vuelva a quedarse sin un ingrediente durante un servicio ajetreado. Con el software de gestión de inventario, puedes establecer alertas cuando te estés quedando sin un ingrediente para poder pedirlo antes de que se agote.
Utilícelo para calcular el coste de las recetas: Es fácil utilizar tu plataforma de gestión de inventario para calcular los costes de las recetas porque el software calcula el coste por ingrediente. El cálculo del coste de las recetas le ayuda a fijar los precios de los menús. Si un ingrediente sube de precio, puedes decidir si quieres subir el precio del menú para ese plato, cobrar un extra por el complemento (como el aguacate) o encontrar un ingrediente de sustitución.
Automatizar los pedidos: Otra excelente función del software de gestión de inventario es la gestión integrada de compras y pedidos. No tiene que mover un dedo para pedir los ingredientes que le faltan. En su lugar, puede establecer una regla de automatización para pedir un ingrediente cuando alcance su nivel de par. De este modo, sus proveedores reciben el pedido al instante y usted puede estar tranquilo sabiendo que una nueva entrega está en camino. Esto no sólo le ahorra el tiempo de tener que hacer los pedidos manualmente, sino que también elimina los problemas que pueden surgir con los pedidos escritos a mano (¿es un 4 o un 7?).
Gestione las relaciones con sus proveedores: También puedes establecer horarios y días de entrega en el sistema, para que tus proveedores no intenten entregar el día que tu restaurante está cerrado. Puedes pagar tus facturas digitalmente y recibir notificaciones si hay alguna irregularidad en la facturación.
4. Haga un seguimiento diario de sus ventas
Supervisar diariamente las ventas y los niveles de existencias permite a su restaurante estar en mejores condiciones para responder a los ajustes en tiempo real. Por ejemplo, si ha vendido más de lo esperado de un plato concreto y le quedan pocos ingredientes, puede pedirlos para cubrir la demanda sin retirarlos por completo de la carta.
5. Mantenga suministros adicionales a mano
Para los ingredientes que su restaurante utiliza con rapidez, es una buena idea tener a mano algunas existencias "por si acaso". Por ejemplo, si eres una taquería local, puede ser conveniente tener un stock extra de tortillas para satisfacer una demanda inesperada. Sólo tienes que asegurarte de que vigilas la frescura del exceso de inventario y, si no se usa, utilizarlo para comidas del personal.
Procedimientos de control alimentario
Una parte importante de la realización de inventarios consiste en mantener sus productos de acuerdo con normas coherentes y garantizar que sean seguros y fiables para el consumo de los clientes. Esta lista sienta las bases de lo que debe hacer para mantener seguras sus existencias.
1. Especificaciones de los ingredientes
Un plato sólo puede ser tan bueno como los ingredientes que contiene. Por eso, el mejor punto de partida es definir las especificaciones de los ingredientes de cada uno de sus platos. Documente cada especificación para mantener la coherencia e incluya como mínimo: nombres de los ingredientes, fechas importantes y atributos del producto, aunque puede que necesite más información. Este proceso garantizará que el proveedor no ha cambiado sus normas o materiales.
2. Lista de proveedores autorizados
Cada ingrediente debe tener una lista de proveedores aprobados para ayudar al personal responsable de las compras y el control de calidad. La lista de proveedores aprobados debe incluir como mínimo la siguiente información: nombre del ingrediente y código de inventario, nombre del proveedor e información de contacto, número de código del proveedor y nombre comercial del ingrediente.
3. Formulación de productos y recetas
Cada alimento debe tener documentación escrita de su inclusión en la fórmula o receta. Este proceso puede ayudar a garantizar la coherencia entre platos, lotes o incluso días de producción.
4. Normas de producto
Un documento de normas de producto es una de las herramientas esenciales para garantizar la calidad de un plato. Las normas de producto son las características químicas, físicas y microbiológicas del plato terminado. Los atributos físicos como la forma, el peso, el tamaño, las dimensiones y el volumen son esenciales para anotar y contar por recipiente o envase o cualquier otra característica especial que merezca ser documentada.
Las normas microbiológicas dependen del artículo alimentario, los agentes patógenos y las materias extrañas a la hora de evaluar la seguridad alimentaria. Establezca criterios de rechazo para cada artículo alimentario y métodos aceptables para determinarlos. Sus normas mínimas de rechazo dependen de los requisitos reglamentarios que cumpla el departamento de sanidad de su estado.
5. Procedimientos de fabricación
Algunos puntos clave a tener en cuenta al identificar las operaciones de procesamiento críticas son la temperatura, el equipo necesario, el tiempo, el orden de los ingredientes y el peso: documente cómo se prepara cada elemento del menú y compártalo con su personal de cocina.
6. Envasado y etiquetado
Debe incluir el envasado y el etiquetado en su programa de control de calidad. Al fin y al cabo, estos materiales son los primeros elementos con los que entran en contacto sus clientes si dirige una empresa de comida para llevar o una cafetería de comida para llevar.
Hay dos envases básicos necesarios para los alimentos: el envase primario y el envase secundario. El envase primario, que suele ser un cartón, una caja, una botella o un tarro, contiene el alimento y está en contacto directo con él. El envase secundario proporciona protección o contiene varios alimentos envasados, como una bolsa de papel o plástico.
La ley exige que el nombre del producto, el lugar de fabricación o distribución y la declaración de ingredientes figuren en el envase para cualquier diseño de envase. La normativa gubernamental también incluye el tamaño de la letra impresa y la representación exacta del contenido del envase.
7. Prácticas de fabricación eficientes y saneamiento
Las normas federales denominadas Buenas Prácticas de Fabricación (BPF) definen procedimientos precisos orientados a minimizar la contaminación de los alimentos en las instalaciones de fabricación, envasado, procesamiento y almacenamiento. Las BPF son una parte esencial del control de calidad, y es responsabilidad del gerente o propietario del restaurante asegurarse de que el personal las aplica. Junto con las GMP, es vital aplicar un programa de desinfección y limpieza coherente para evitar la contaminación.
Cómo mejorar la precisión del inventario en la cocina de un restaurante
Parte del problema de la gestión del inventario de cocina es garantizar la precisión. Puede mejorar la precisión del inventario de su cocina tomando las siguientes medidas:
Haga siempre inventario antes de hacer un pedido. Esto puede parecer de sentido común, pero si se olvida de hacerlo, podría olvidarse de pedir artículos de importancia crítica.
Haga el inventario antes o después de que el restaurante abra o cierre. Hacer inventario mientras entran y salen pedidos puede confundir sin un sistema automatizado.
Haga el inventario con regularidad. Si suele hacer inventario los martes y viernes antes de que abra el restaurante, observará fluctuaciones significativas si comprueba el inventario esos días después de cerrar.
Haga el inventario antes de que llegue un envío. Intentar hacer el inventario mientras los empleados están cargando las estanterías provocará una confusión masiva y un doble recuento de los artículos.
Implemente una política de primero en entrar, primero en salir. Cuando los empleados se sienten presionados por el tiempo, pueden cargar los estantes rápidamente en lugar de hacerlo por fecha. Asegúrese de que los empleados siempre rotan los productos más antiguos hacia la parte delantera para garantizar que se utilizan antes de que caduquen. Este sistema reducirá el deterioro y los residuos.
Calibrar balanzas. Algunos restaurantes utilizan básculas para pesar y medir los alimentos cuando realizan el inventario. El personal debe calibrar las básculas semanalmente para asegurarse de que siguen siendo precisas.
Utilizar normas de medición coherentes. Al hacer el seguimiento del inventario, los gestores deben utilizar los mismos datos. Cambiar de libras a onzas o del número de cajas al número de latas provocará una gran confusión y grandes fluctuaciones en el inventario.
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Gestión del inventario 101: Cómo gestionar eficazmente el inventario de la cocina de su restaurante hoy mismo
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El inventario es la columna vertebral de su restaurante. Su estrategia de inventario de alimentos mantiene todo conectado y organizado - y un pequeño error puede resultar en un cambio masivo para su negocio. Los restaurantes fracasan principalmente debido a los costes mal gestionados, y la gestión de sus ingresos comienza con la gestión de su inventario. Aunque la gestión del inventario no es la parte más emocionante de dirigir un restaurante, es vital para operar una empresa sostenible y rentable. Entendemos mejor que nadie que la gestión del inventario puede ser pesada y aburrida. No podemos prometer que sea divertida, pero podemos sugerir herramientas, sistemas y consejos útiles para que los restauradores principiantes puedan aliviar parte del dolor.
Cómo poner en marcha y hacer crecer su negocio de restauración
Tanto si se está embarcando en el lanzamiento de su primer restaurante, como si está abriendo un segundo (o tercer) local, o está listo para convertir su negocio de restauración en una franquicia, esta guía le ayudará a tomar las decisiones más inteligentes posibles para su negocio.
Definición y terminología básica de la gestión de inventarios
Cómo hacer el inventario de un restaurante
Procedimientos de control alimentario
Cómo mejorar la precisión del inventario de la cocina del restaurante
Empecemos por la definición básica de la gestión del inventario de alimentos.
¿Qué es la gestión del inventario de alimentos?
La gestión del inventario de un restaurante incluye el registro, seguimiento y notificación de los ingredientes y suministros que entran y salen de su restaurante. Es una parte integral de la prevención de pérdidas y proporciona visibilidad y control sobre sus márgenes. Si no realiza un seguimiento sistemático de su inventario, podría estar perdiendo dinero sin ni siquiera saberlo.
Gestión del inventario de alimentos para la prevención de pérdidas
En algunos restaurantes, hasta el 10% de los alimentos se desperdicia antes de llegar al cliente, lo que significa que es posible que no reciba el 10% de sus ingresos con su actual sistema de inventario.
Una cosa es darse cuenta de que su reciente envío de gambas disminuyó rápidamente, pero otra cosa es saber exactamente por qué. ¿Formaba parte de un menú popular y se servía a clientes satisfechos? Si es así, ¡excelente! Debería poder atribuir cada onza de gamba a un punto de precio. Sin embargo, si no fuera así, podría tener en cuenta estas áreas de pérdida:
Errores del personal
Vertidos
Comidas del personal
Robo
Alimentos devueltos por quejas de los clientes
Todas estas áreas suponen una pérdida tanto de inventario como de beneficios para su restaurante. Los errores ocurren, y no todos los alimentos llegan a la mesa del cliente, pero es esencial saber con precisión qué suministros se han desperdiciado por cualquier motivo.
Cómo evitar el desperdicio de alimentos
Adoptar un sistema de gestión del inventario de alimentos le ayudará a mantener sus márgenes de beneficio, ya que la reposición del inventario es el gasto más considerable de su negocio. Al controlar sus existencias, puede reducir la cantidad de alimentos que desperdicia su restaurante. El desperdicio de alimentos es ya un problema importante en Estados Unidos, donde se calcula que entre el 30 y el 40% de la comida acaba en la basura. Con las soluciones tecnológicas adecuadas, puede minimizar el desperdicio tanto para la salud de su restaurante como para la del planeta.
En primer lugar, averigüe cuánta comida desperdicia innecesariamente. A veces, el desperdicio es inevitable, como cuando un cliente devuelve un plato. Sin embargo, factores como los desperdicios en la preparación, los derrames y los errores de cocción son evitables. El personal de cocina puede ser más consciente del desperdicio de alimentos y reducirlo al mínimo con la formación y el equipo adecuados.
Llevar a cabo una auditoría de residuos es una forma estupenda de determinar de dónde proceden sus residuos. Puede averiguar cuánto tira actualmente su restaurante y el ahorro potencial de costes. Para obtener mejores resultados, hágalo cuando su restaurante esté ocupado, pero no demasiado, para no causar interrupciones ni retrasos.
He aquí algunas de las fuentes más comunes de desperdicio de alimentos en los restaurantes y medidas prácticas para evitarlo:
Pedidos excesivos
Los pedidos excesivos a vendedores y proveedores se producen por varias razones. Sin embargo, la más común es un sistema de inventario ineficiente, que puede hacer que los chefs pidan más alimentos de los necesarios. Racionalizar y hacer un seguimiento frecuente del inventario evitará que pidas alimentos que no necesitas.
Deterioro
Aunque no haga un pedido excesivo de alimentos, corre el riesgo de que se estropeen en la trastienda. El control del inventario requiere una inspección cuidadosa al recibir el producto y, a continuación, etiquetar claramente todos los artículos entrantes con fechas y nombres de caducidad. El etiquetado garantiza que su personal de cocina pueda trabajar según el método de almacenamiento FIFO (primero en entrar, primero en salir) para reducir el riesgo de deterioro de los alimentos disponibles.
Sobreproducción
Sobrestimar las ventas de un menú también puede provocar el desperdicio de alimentos. A menudo, los chefs cocinan demasiados platos para evitar los 86, lo que provoca un mayor desperdicio de alimentos. El seguimiento de las ventas le ayudará a revisar su menú, ajustar niveles de preparación más eficientes e incluso eliminar platos poco populares.
Varios fallos de encendido
Los errores en la cocina son inevitables. Por ejemplo, a un cocinero se le puede olvidar omitir los frutos secos de un plato para un cliente alérgico. O un camarero puede no anotar una sustitución en un ticket y devolver el plato. Los fallos son perjudiciales para los resultados, y una formación adecuada y una gestión atenta pueden evitarlos durante un turno.
Mal control de las porciones
Si al final del día tira comida sin tocar, es posible que sus raciones no sean las adecuadas. Un control eficaz de las raciones permite estirar el presupuesto sin escatimar en calidad. Tómese el tiempo necesario para estandarizar las medidas de preparación de los alimentos y evitar así que los clientes dejen comida de más en sus platos.
Aunque es imposible eliminar por completo el desperdicio de comida, puede tomar medidas para reducir drásticamente la cantidad de desperdicios que produce su restaurante mediante unos sencillos pasos para mantener más dinero en su bolsillo y comida fuera de la basura.
Terminología del inventario de restaurantes
Si está listo para empezar a dominar el arte del inventario de restaurantes, aquí tiene algunos términos con los que debería familiarizarse.
Inventario
La cantidad de producto que hay actualmente en su restaurante. Dependiendo de su negocio, debe especificar el inventario en curso como la cantidad física de productos o cuánto valen en dólares. En cualquier caso, asegúrate de ser coherente y ceñirte a una sola unidad de medida.
Agotamiento
La cantidad de producto (o el valor en dólares del producto) utilizado en un período determinado. Puede basar el agotamiento en las ventas diarias, semanales o mensuales, y a menudo puede calcularse utilizando los datos de los informes de ventas de su TPV.
Utilización
La cantidad (o el valor en dólares) del inventario en reposo dividido por el agotamiento medio en un periodo específico. La fórmula es la siguiente:
Inventario permanente / Agotamiento medio (durante un periodo de tiempo determinado) = Uso
Por ejemplo, si tiene ocho galones de aceite de oliva y planea utilizar dos galones por semana, tiene cuatro semanas de uso.
Desviación
La desviación se refiere a la diferencia entre el coste de la cantidad de uso y el coste del producto. Digamos que su inventario se ha reducido a 50 $ de salmón al final del día, pero su TPV indica que sólo ha vendido 45 $ de salmón. Esto hace que su varianza del coste de los alimentos sea de -5 $, lo que significa que no se han contabilizado 5 $ de salmón.
Ahora que entiende la terminología básica del seguimiento del inventario, hablemos de algunas de las mejores prácticas de inventario que debe incluir en su restaurante.
Cómo hacer el inventario de un restaurante
Ahora, siga estos pasos para llevar a cabo una operación sin problemas y hacer un inventario preciso en su restaurante.
1. Organice y limpie sus estanterías
Si su almacén parece atravesado por un tornado, está abocado al fracaso. Un almacén desordenado conduce a errores en el inventario de la cocina, como el doble recuento, el exceso de pedidos de artículos perdidos durante el recuento y la frustración del personal. No es divertido, ¿verdad?
Limpie su almacén y organice sus artículos de la mejor manera posible antes de hacer el inventario. Siga estas estrategias de organización del espacio:
Agrupa los alimentos por categorías. Por ejemplo, mantén toda la carne junta y todos los productos juntos.
Si su almacén está demasiado lleno, instale más estanterías para evitar amontonar artículos en el suelo.
Añada etiquetas a sus estanterías para que los encargados de hacer el inventario sepan con precisión qué es cada artículo, sobre todo cuando los elementos de su menú incluyen ingredientes similares. Las etiquetas también facilitan la búsqueda de ingredientes durante un servicio ajetreado.
Si coloca etiquetas en las estanterías, incluya flechas que indiquen si el artículo está en la estantería de abajo o en la de arriba.
Cree un identificador de inventario específico para cada artículo y utilícelo para etiquetar los artículos en el software de inventario o en la hoja de cálculo. Esto facilitará enormemente la búsqueda de artículos o el análisis de los datos de inventario.
Una cocina organizada es una cocina eficiente, así que prepare su restaurante para el éxito poniendo en práctica estas estrategias ahora. Además, su vida será mucho más fácil cuando llegue el momento de hacer un recuento de inventario.
2. Reúna un equipo de inventario y elabore un calendario.
Ahora es el momento de decidir con qué frecuencia quieres hacer inventario en función de las necesidades de tu restaurante. Si regentas un bar, es probable que tengas que hacer inventario del alcohol todas las noches. Para otros productos de alimentación, una vez a la semana será suficiente. Asegúrate de hacer recuentos de inventario antes de hacer nuevos pedidos, para no malgastar dinero en productos que ya tienes.
Una vez que haya creado un programa optimizado, reúna a su equipo de inventario. Elija a una o dos personas que se encarguen siempre de realizar los recuentos de inventario. Ya deberían estar familiarizados con sus procedimientos de almacenamiento e incluso podrían encargarse también de recibir los pedidos.
Comunique a su equipo de inventario que una buena gestión del mismo significa una situación financiera más sólida para el restaurante y un mayor flujo de caja, lo que se traduce en una mayor seguridad laboral para ellos.
Sea coherente y programe el inventario para el mismo día y a la misma hora. La coherencia dará lugar a datos más limpios en los que podrá confiar a la hora de gestionar su presupuesto y calcular el coste de los bienes vendidos (CoGS).
3. Automatice el seguimiento de sus inventarios mediante un software de gestión de restaurantes
Diga adiós a las tediosas hojas de cálculo e implante un software de gestión de restaurantes para hacer un seguimiento de su inventario. Esta herramienta es esencial para agilizar las operaciones de su restaurante y maximizar la rentabilidad. Estas son solo algunas de las formas en que la digitalización de la gestión del inventario puede ayudar:
Cree procesos automatizados: Cuando llegan las entregas, tu personal puede sacar una tableta con el software de gestión de inventario instalado para registrar las unidades y cotejar el pedido con el sistema. La automatización reduce los errores humanos (por ejemplo, que el proveedor solo te proporcione cinco pedidos de un ingrediente cuando tú has pedido diez) y garantiza que no pagues de más por los artículos.
Establezca alertas de inventario: No vuelva a quedarse sin un ingrediente durante un servicio ajetreado. Con el software de gestión de inventario, puedes establecer alertas cuando te estés quedando sin un ingrediente para poder pedirlo antes de que se agote.
Utilícelo para calcular el coste de las recetas: Es fácil utilizar tu plataforma de gestión de inventario para calcular los costes de las recetas porque el software calcula el coste por ingrediente. El cálculo del coste de las recetas le ayuda a fijar los precios de los menús. Si un ingrediente sube de precio, puedes decidir si quieres subir el precio del menú para ese plato, cobrar un extra por el complemento (como el aguacate) o encontrar un ingrediente de sustitución.
Automatizar los pedidos: Otra excelente función del software de gestión de inventario es la gestión integrada de compras y pedidos. No tiene que mover un dedo para pedir los ingredientes que le faltan. En su lugar, puede establecer una regla de automatización para pedir un ingrediente cuando alcance su nivel de par. De este modo, sus proveedores reciben el pedido al instante y usted puede estar tranquilo sabiendo que una nueva entrega está en camino. Esto no sólo le ahorra el tiempo de tener que hacer los pedidos manualmente, sino que también elimina los problemas que pueden surgir con los pedidos escritos a mano (¿es un 4 o un 7?).
Gestione las relaciones con sus proveedores: También puedes establecer horarios y días de entrega en el sistema, para que tus proveedores no intenten entregar el día que tu restaurante está cerrado. Puedes pagar tus facturas digitalmente y recibir notificaciones si hay alguna irregularidad en la facturación.
4. Haga un seguimiento diario de sus ventas
Supervisar diariamente las ventas y los niveles de existencias permite a su restaurante estar en mejores condiciones para responder a los ajustes en tiempo real. Por ejemplo, si ha vendido más de lo esperado de un plato concreto y le quedan pocos ingredientes, puede pedirlos para cubrir la demanda sin retirarlos por completo de la carta.
5. Mantenga suministros adicionales a mano
Para los ingredientes que su restaurante utiliza con rapidez, es una buena idea tener a mano algunas existencias "por si acaso". Por ejemplo, si eres una taquería local, puede ser conveniente tener un stock extra de tortillas para satisfacer una demanda inesperada. Sólo tienes que asegurarte de que vigilas la frescura del exceso de inventario y, si no se usa, utilizarlo para comidas del personal.
Procedimientos de control alimentario
Una parte importante de la realización de inventarios consiste en mantener sus productos de acuerdo con normas coherentes y garantizar que sean seguros y fiables para el consumo de los clientes. Esta lista sienta las bases de lo que debe hacer para mantener seguras sus existencias.
1. Especificaciones de los ingredientes
Un plato sólo puede ser tan bueno como los ingredientes que contiene. Por eso, el mejor punto de partida es definir las especificaciones de los ingredientes de cada uno de sus platos. Documente cada especificación para mantener la coherencia e incluya como mínimo: nombres de los ingredientes, fechas importantes y atributos del producto, aunque puede que necesite más información. Este proceso garantizará que el proveedor no ha cambiado sus normas o materiales.
2. Lista de proveedores autorizados
Cada ingrediente debe tener una lista de proveedores aprobados para ayudar al personal responsable de las compras y el control de calidad. La lista de proveedores aprobados debe incluir como mínimo la siguiente información: nombre del ingrediente y código de inventario, nombre del proveedor e información de contacto, número de código del proveedor y nombre comercial del ingrediente.
3. Formulación de productos y recetas
Cada alimento debe tener documentación escrita de su inclusión en la fórmula o receta. Este proceso puede ayudar a garantizar la coherencia entre platos, lotes o incluso días de producción.
4. Normas de producto
Un documento de normas de producto es una de las herramientas esenciales para garantizar la calidad de un plato. Las normas de producto son las características químicas, físicas y microbiológicas del plato terminado. Los atributos físicos como la forma, el peso, el tamaño, las dimensiones y el volumen son esenciales para anotar y contar por recipiente o envase o cualquier otra característica especial que merezca ser documentada.
Las normas microbiológicas dependen del artículo alimentario, los agentes patógenos y las materias extrañas a la hora de evaluar la seguridad alimentaria. Establezca criterios de rechazo para cada artículo alimentario y métodos aceptables para determinarlos. Sus normas mínimas de rechazo dependen de los requisitos reglamentarios que cumpla el departamento de sanidad de su estado.
5. Procedimientos de fabricación
Algunos puntos clave a tener en cuenta al identificar las operaciones de procesamiento críticas son la temperatura, el equipo necesario, el tiempo, el orden de los ingredientes y el peso: documente cómo se prepara cada elemento del menú y compártalo con su personal de cocina.
6. Envasado y etiquetado
Debe incluir el envasado y el etiquetado en su programa de control de calidad. Al fin y al cabo, estos materiales son los primeros elementos con los que entran en contacto sus clientes si dirige una empresa de comida para llevar o una cafetería de comida para llevar.
Hay dos envases básicos necesarios para los alimentos: el envase primario y el envase secundario. El envase primario, que suele ser un cartón, una caja, una botella o un tarro, contiene el alimento y está en contacto directo con él. El envase secundario proporciona protección o contiene varios alimentos envasados, como una bolsa de papel o plástico.
La ley exige que el nombre del producto, el lugar de fabricación o distribución y la declaración de ingredientes figuren en el envase para cualquier diseño de envase. La normativa gubernamental también incluye el tamaño de la letra impresa y la representación exacta del contenido del envase.
7. Prácticas de fabricación eficientes y saneamiento
Las normas federales denominadas Buenas Prácticas de Fabricación (BPF) definen procedimientos precisos orientados a minimizar la contaminación de los alimentos en las instalaciones de fabricación, envasado, procesamiento y almacenamiento. Las BPF son una parte esencial del control de calidad, y es responsabilidad del gerente o propietario del restaurante asegurarse de que el personal las aplica. Junto con las GMP, es vital aplicar un programa de desinfección y limpieza coherente para evitar la contaminación.
Cómo mejorar la precisión del inventario en la cocina de un restaurante
Parte del problema de la gestión del inventario de cocina es garantizar la precisión. Puede mejorar la precisión del inventario de su cocina tomando las siguientes medidas:
Haga siempre inventario antes de hacer un pedido. Esto puede parecer de sentido común, pero si se olvida de hacerlo, podría olvidarse de pedir artículos de importancia crítica.
Haga el inventario antes o después de que el restaurante abra o cierre. Hacer inventario mientras entran y salen pedidos puede confundir sin un sistema automatizado.
Haga el inventario con regularidad. Si suele hacer inventario los martes y viernes antes de que abra el restaurante, observará fluctuaciones significativas si comprueba el inventario esos días después de cerrar.
Haga el inventario antes de que llegue un envío. Intentar hacer el inventario mientras los empleados están cargando las estanterías provocará una confusión masiva y un doble recuento de los artículos.
Implemente una política de primero en entrar, primero en salir. Cuando los empleados se sienten presionados por el tiempo, pueden cargar los estantes rápidamente en lugar de hacerlo por fecha. Asegúrese de que los empleados siempre rotan los productos más antiguos hacia la parte delantera para garantizar que se utilizan antes de que caduquen. Este sistema reducirá el deterioro y los residuos.
Calibrar balanzas. Algunos restaurantes utilizan básculas para pesar y medir los alimentos cuando realizan el inventario. El personal debe calibrar las básculas semanalmente para asegurarse de que siguen siendo precisas.
Utilizar normas de medición coherentes. Al hacer el seguimiento del inventario, los gestores deben utilizar los mismos datos. Cambiar de libras a onzas o del número de cajas al número de latas provocará una gran confusión y grandes fluctuaciones en el inventario.
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