Utilizar un sistema obsoleto implica horas de inventario

Cafe Crepe, un concurrido modelo de restaurante de servicio completo con múltiples locales, operaba su negocio a través de una cocina central de economato. Este economato recibía los pedidos de los proveedores, preparaba las recetas y "vendía" el inventario a cada restaurante sin coste adicional. Habían empezado el negocio utilizando un sistema manual de papel y lápiz para gestionar el inventario, pero a medida que el negocio crecía se hizo evidente que necesitaban mejores herramientas.

"Todo se hacía en papel", dice Lewis Hart, Director de Operaciones de Cafe Crepe. "Era una hoja impresa. Se enviaba al contable y ellos ajustaban los precios. Pero para ampliar la franquicia, ya no podíamos hacerlo en papel".

Lewis dice que intentaron gestionar el inventario a través de su sistema POS existente. Más allá de las quejas generales de que el sistema era -en sus palabras- "tosco" y difícil de usar para el personal, tampoco tenía la funcionalidad que necesitaban para mover y rastrear el inventario desde el economato a ubicaciones específicas. Resultaba muy difícil conciliar los costes teóricos con los reales de los alimentos.

"Lo único que mostraba la cocina del economato era que te habías quedado sin X cantidad de producto", dice Lewis. "Teníamos que cotejar las compras de las tiendas y esperar que todo cuadrara. Si algo no cuadraba, nos quedábamos sin una determinada cantidad de productos, pero no podíamos saber si era del almacén uno al cuatro o de la cocina del economato. Ese dinero se perdía todos los meses".

Y no sólo dinero. También llevaba mucho tiempo identificar de dónde procedían las discrepancias cuando las impresiones no coincidían con los datos reales. ¿Dónde se desperdiciaban los alimentos? ¿Qué locales seguían las recetas? "La contabilidad lleva entre 90 minutos y dos horas para un local que mueve entre 12.000 y 15.000 dólares de producto", dice, en relación con su proceso semanal. "Después de eso, les llevaba unas siete u ocho horas de resolución de problemas".

Y a veces, no eran capaces de localizar el problema. "Por ejemplo, hacíamos masa, de tres a cuatro cubos al día. Si haces cuatro cubos al día, estás haciendo casi 2.000 litros al mes. Si no lo tienes contabilizado en el sistema y tienes que sacar hojas para comprobar si se ha introducido o no, y si ese empleado no está disponible por teléfono para responder si lo ha introducido o no, estás atascado".

Incorporación de un nuevo sistema de gestión de inventario y TPV

Lewis decidió cambiar a MarketMan con una integración TouchBistro POS para una gestión de inventario mejor y más precisa.

"Elegimos TouchBistro porque queríamos utilizar una interfaz amigable", afirma. "Sabemos que la mayoría de nuestros empleados tienen entre 17 y 25 años, así que TouchBistro les resultaba mucho más intuitivo. Facilitó mucho el servicio a todo el mundo, sobre todo cuando tienes esos quebraderos de cabeza de no poder encontrar un elemento del menú... Puedes teclearlo, como si fuera tu teléfono".

Además, con la integración de MarketMan en TouchBistro, Lewis tiene una visión completa del negocio a vista de pájaro sin necesidad de estar físicamente en cada local. "Puedo coger literalmente mi teléfono o mi portátil y estar en cualquier sitio. Ahora me resulta muy fácil ver la información en Hong Kong o en Vancouver", afirma. "Puedo dar la orientación correcta sobre cómo solucionar los problemas, en lugar de tener que profundizar en por qué puede ser así".

Ahorro de tiempo y dinero a medida que crece la empresa

Ahora que las operaciones están en marcha con TouchBistro y MarketMan, Lewis puede dar un paso atrás y ver todo el impacto de la nueva tecnología. Por ejemplo, el ahorro de tiempo. Mientras que la contabilidad lleva más o menos el mismo tiempo que antes, la resolución de problemas pasó de siete u ocho horas a la semana a entre cinco y 60 minutos.

Ahora, como es tan fácil integrarlo todo -como la actividad de preparación de una tienda, su actividad de programación de residuos, etc.-, en lugar de desplazarse por hojas de residuos en papel e intentar cruzar referencias, pueden simplemente sacar un informe y todo queda contabilizado en el sistema", dice. - En lugar de desplazarse por las hojas de residuos en papel y tratar de cruzar las referencias de todo, pueden simplemente sacar el informe y todo se cuenta en el sistema", dice. "Si están haciendo bateo, tienen una pantalla para registrarlo en ese mismo momento. [Para solucionar problemas, todo lo que tienen que mirar ahora es si las recetas se están haciendo correctamente y lo que se ha introducido en el sistema POS".

Lewis afirma que el uso del nuevo sistema aportó mucha más claridad a sus esfuerzos operativos y a cada uno de los gerentes de los restaurantes. "Una vez que cambiamos a MarketMan, ya no hacían preguntas sobre por qué faltaba inventario, porque en ese momento conocían las respuestas", dice. "Su uso es muy sencillo".

El programa también ayuda a Cafe Crepe en la gestión de proveedores, avisando cuando los precios suben o son irregulares. "Me permite hablar directamente por teléfono con el representante y preguntarle por qué. Si no hay ninguna razón válida, espero que se corrija o se abone en la siguiente entrega".

Otra de las ventajas del nuevo sistema fue el ahorro de dinero en mano de obra. "Nos dimos cuenta de que la rotación de personal se redujo bastante en los primeros 30 días cuando cambiamos a TouchBistro", dice Lewis, recordando lo fácil que era formar y utilizar el nuevo sistema a diario, en comparación con Revel. "Por lo general, en este sector tenemos una alta rotación de personal, lo que cuesta entre 1.800 y 2.000 dólares en recursos por cada nuevo empleado con salario mínimo. Así que si evitas que los empleados renuncien en los primeros 30 días porque no pueden manejar la interfaz, ya has amortizado la inversión".

A la hora de aconsejar a otros restauradores que quieran mejorar sus prácticas de gestión de inventario, Lewis insta a sus colegas a invertir pronto en un sistema que facilite el proceso y deje tiempo libre para centrarse en atraer gente al restaurante.

"En el mejor de los casos, los restaurantes obtienen un 15% de beneficios. Si el coste de la comida pasa del 30% al 40%, no estás ganando dinero. Esto se debe a los proveedores, a la falta de control, a la falta de conocimiento del producto... hay muchas partes en movimiento", afirma. "Un sistema de inventario que te proporcione alertas diarias te permitirá entender mucho mejor de dónde viene tu dinero".

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