How Pine State Biscuits Streamlined Operations with MarketMan

Nacido de la amistad y el amor compartido por los restaurantes, Pine State Biscuits comenzó como un pequeño puesto en el mercado agrícola de Portland. Tres amigos de Carolina del Norte se propusieron llevar los sabores de su estado natal al noroeste del Pacífico: galletas hojaldradas, pollo frito y la reconfortante cocina sureña llena de alma.

Lo que comenzó en 2006 como un único local comercial se ha convertido desde entonces en cinco establecimientos físicos y un food truck, cada uno de los cuales sirve los platos estrella del restaurante, el desayuno y el almuerzo «al estilo de Carolina del Norte». El negocio funciona a partir de una cocina central, que entrega toda la comida directamente a las tiendas, con un servicio de mostrador para los clientes en cada establecimiento.

En la actualidad, la subdirectora de operaciones Carly Lund supervisa las operaciones diarias en seis establecimientos y cinco directores generales, gestionando todo, desde la contratación de personal y el mantenimiento hasta la investigación y el desarrollo de menús y el inventario.

Pero antes de adoptar MarketMan, su día a día era muy diferente.

El reto: horas perdidas en tareas manuales y datos poco fiables

Al igual que muchos grupos de restaurantes independientes, Pine State Biscuits había dependido durante mucho tiempo de hojas de cálculo para el inventario y los pedidos.

Cada día, Carly actualizaba manualmente los precios de los productos, realizaba un seguimiento de los pedidos y mantenía pestañas separadas para cada tienda en una única y extensa hoja de cálculo. Con más de 300 referencias, fluctuaciones constantes en los precios de los proveedores y sin sincronización automática de datos, era casi imposible mantenerse al día con los costes de los ingredientes.

«Eran horas y horas cada día», recuerda Carly. «Por mucho que me gusten las hojas de cálculo, me quitaban mucho tiempo que podía dedicar a estar en las tiendas».

Este sistema dejaba al equipo «a ciegas» en lo que respecta a los precios del menú y el coste de los productos. Dado que los datos sobre precios se actualizaban con poca frecuencia, los cálculos del coste de los productos vendidos no eran fiables y las decisiones sobre rentabilidad se basaban en información obsoleta.

Mientras tanto, los errores en los pedidos eran frecuentes. Los artículos que faltaban, los precios inconsistentes y las entregas incompletas de la tienda significaban una pérdida de tiempo y discrepancias en el inventario.

Por qué Pine State Biscuits eligió MarketMan

Cuando el equipo de Pine State comenzó a investigar plataformas de gestión de inventario, la integración y la confianza eran sus principales prioridades.

«Empezamos a buscar otros sistemas», dijo Carly. «Pero cuando supimos que MarketMan se integra directamente con Square, la decisión fue fácil».

El proceso de evaluación del equipo duró casi un año, durante el cual se sopesaron los costes de implementación, el potencial de retorno de la inversión y la facilidad de uso. Al final, la perfecta integración de MarketMan con Square y su capacidad para ofrecer visibilidad de los costes en tiempo real inclinaron la balanza.

«La pregunta más importante para nosotros siempre fue: ¿cuál es nuestro coste real de los productos vendidos?», dijo Carly. «Ese fue realmente el proceso de evaluación: ¿qué va a hacer MarketMan para ayudarnos a resolver estas dos cuestiones: el coste de los productos y las operaciones diarias?».

De horas a minutos: transformación de las operaciones diarias

Desde que adoptó MarketMan, todo el proceso de pedidos de Pine State Biscuits se ha optimizado.

Ahora, cada establecimiento realiza sus pedidos directamente al economato a través de la aplicación móvil MarketMan, un proceso que solo lleva entre 15 y 20 minutos por tienda, en comparación con las horas que antes se dedicaban a actualizar y conciliar hojas de cálculo.

«Ahora dedico entre 30 y 45 minutos al día a MarketMan, en comparación con las dos o tres horas que dedicaba antes», afirma Carly. «Se gana mucho tiempo».

Ese tiempo le ha permitido a Carly volver a lo que le gusta: estar en las tiendas.

«Ahora puedo ayudar a los gerentes a resolver problemas en tiempo real», dijo. «Antes, me quedaba atrapada en la oficina actualizando hojas de cálculo».

Los errores en los pedidos también se han reducido drásticamente gracias a los flujos de trabajo de doble verificación de MarketMan y a las confirmaciones de recepción en tiempo real.

La información en tiempo real permite tomar decisiones más inteligentes sobre los menús.

Gracias a los datos precisos y actualizados sobre precios, Pine State Biscuits por fin tiene una visibilidad completa de la rentabilidad de su menú.

«Estábamos dando palos en la oscuridad con los precios del menú», dijo Carly. «Ahora, son matemáticamente correctos». MarketMan ayuda al equipo a identificar los platos del menú que tienen un buen rendimiento y los que no. 

Por ejemplo, los datos históricos sobre los precios de ingredientes como el pollo y los huevos, que pueden fluctuar enormemente de un día para otro, ahora sirven de base para ajustes proactivos en las recetas y los precios.

«Lo más importante es poder saber al instante qué está pasando con el inventario», dijo Carly.

Creación de una cultura de gestión basada en datos

Además de ahorrar tiempo y reducir errores, MarketMan ha permitido a los gerentes de las tiendas de Pine State involucrarse con sus cifras.

Cada mes, los gerentes asisten a una reunión en la que comparten los conocimientos adquiridos a través de la plataforma, en particular mediante informes comparativos entre datos reales y teóricos (AvT).

«Nunca antes habían tenido acceso a ese tipo de información», dijo Carly. Esto les ayuda a comprender su negocio a nivel de tienda.

Resultados que hablan por sí mismos

Desde la implementación de MarketMan:

• El tiempo de pedido se redujo de tres horas a menos de una hora al día.
• La frecuencia del recuento de inventario pasó de ser mensual a diaria.
• La precisión de los costes de los productos vendidos mejoró drásticamente, lo que permitió fijar los precios del menú con confianza.
• Se han eliminado por completo los errores operativos y los recuentos erróneos.
  
  

«Sin duda, se ha amortizado», afirmó Carly. «Tanto en el control de inventario como en los pedidos».

Y mientras el panorama gastronómico de Portland tras la pandemia sigue evolucionando, Pine State Biscuits cuenta ahora con la visibilidad y la flexibilidad necesarias para adaptarse con confianza.

«Hemos podido modificar los precios del menú basándonos en nuestros nuevos conocimientos», afirmó Carly.

El resultado final

Para Pine State Biscuits, MarketMan convirtió un proceso manual que requería mucho tiempo en un sistema rápido y basado en datos que empodera tanto al equipo directivo como al personal.

Desde calcular los costes hasta fijar los precios con confianza, Carly y su equipo están recuperando horas cada día y redirigiendo ese tiempo hacia lo que más importa: atender a los clientes y hacer crecer su querida marca inspirada en el sur.

«MarketMan ha sido de gran ayuda en muchos aspectos diferentes del negocio de la tienda», dijo Carly. «Sin duda lo recomiendo».