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Son las once de la noche. Hace tres horas que cerraste la tienda, pero estás sentado a la luz de las velas en tu escritorio, rellenando los libros. Cuentas los gastos, te secas el sudor de la frente y piensas que así debieron de hacer tus antepasados cuando cruzaron el charco en busca de un nuevo mundo de oportunidades.
Excepto que tienes un ordenador y apenas sabes hacer fracciones. No te engañes a ti mismo con el romanticismo de hacerlo todo a mano, y no pretendas que el trabajo que implica vale la pena el dinero que ahorrarás. La automatización de la gestión de gastos es una faceta en rápido crecimiento de las operaciones empresariales, y por una buena razón: no hay motivo para que lo haga usted mismo en 2020. Si sus recibos e inventario pasan por un sistema POS, sus gastos también deberían hacerlo.
En esta guía, trataremos todo lo que necesita saber para automatizar el seguimiento y la gestión de sus gastos.
Maximice la rentabilidad de su restaurante con este libro electrónico esencial. 📈 Aprenda técnicas infalibles de gestión de costes y desvele estrategias probadas de negociación con proveedores y fidelización de marcas. 👩🍳🤝
Descargar recursos¿Qué es la automatización de la gestión de gastos?
Las soluciones de gestión de gastos son los programas, programas informáticos o sistemas que se utilizan para gestionar los gastos sin apenas intervención. Puede ser una hoja de Excel, una plataforma de software o una máquina de Rube-Goldberg, si te gustan esas cosas. La automatización se refiere específicamente a programas informáticos que pueden hacer casi todo el trabajo por ti.
Para muchos, la expresión gestión de gastos se refiere a la forma en que los empleados registran los gastos que necesitan reembolsar. Sin embargo, muchos de estos programas también pueden extraer automáticamente los gastos de las compras de tu propia empresa para crear informes y automatizar gran parte de la contabilidad.
A menos que su afición sea guardar todos los recibos que ha impreso, la automatización de los gastos tiene un valor evidente. Ahorra tiempo y dinero, y le permite tomar mejores decisiones para su empresa y sus clientes. Y, admitámoslo, los informes de gastos son un asco. Es difícil hacer un seguimiento de los recibos y, a veces, incluso los ahorradores más diligentes pueden perder la pista de lo que han gastado. Analicemos por qué la automatización es tan importante.
Quizá la mejor razón para automatizar la gestión de sus gastos sea ahorrar el valioso y preciado tiempo del que carecen la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas. Para las empresas que llevan su contabilidad internamente, la importación automática de recibos y gastos puede ahorrar horas de contabilidad.
Piénsalo: en lugar de introducir tus gastos uno a uno en cada celda de una hoja de Excel o, peor aún, apuntarlos en un cuaderno, la automatización puede eliminar el tedio, liberando así tu tiempo para las partes más emocionantes de dirigir un negocio.
La automatización del seguimiento de los gastos puede reducir considerablemente el margen de error en la contabilidad. En lugar de confiar en su responsabilidad y en la de su personal, los sistemas automatizados pueden, bueno, recoger automáticamente sus recibos en un repositorio. Después de todo, según algunos estudios, casi el 20% de los informes de gastos se archivan incorrectamente.
Minimizar el margen de error también puede indicarle cuándo un empleado está cometiendo un posible fraude (por ejemplo, si coge algo de las estanterías o se lleva algo de dinero de la caja). La automatización puede señalar discrepancias en la contabilidad y gastos no contabilizados para que pueda controlar el flujo de caja antes de que se convierta en un problema.
Si dirige una empresa en la que los reembolsos a los empleados son una parte importante de sus operaciones, automatizar el seguimiento de sus gastos puede simplificar una tarea tediosa y llena de presión.
Cada vez que un empleado viaja o compra en nombre de su empresa, usted tiene la obligación de reembolsárselo puntualmente. Si se trata de un gasto importante, cualquier retraso en el reembolso repercute mucho más en el empleado que en la empresa.
Al mismo tiempo, es una forma estupenda de asegurarse de que no gastan más de la cuenta con el dinero de su empresa: la mayoría de las soluciones de seguimiento de gastos exigen que carguen algún tipo de recibo para que se procesen los reembolsos, de forma que no puedan engañarle y pedir un filete cuando su presupuesto sólo permite el especial de salmón. Al implantar un software, los empleados tendrán menos formas de eludir el cumplimiento de la normativa, con lo que usted ahorrará más dinero.
Decisiones basadas en datos
Automatizar el seguimiento de sus gastos puede ayudarle a tomar decisiones basadas en datos sobre su presupuesto, especialmente cuando se trata de recortar gastos. Puede extraer fácilmente informes de gastos de distintos periodos de tiempo para medir los componentes de sus costes y cómo han cambiado con el tiempo. Esto puede proporcionarle una inteligencia empresarial sin precedentes, especialmente a medida que amplía su negocio.
La automatización de la gestión de gastos es, en esencia, el alimentador de sus operaciones de inteligencia empresarial. Garantiza la pureza de los datos, para que pueda tener la imagen más precisa de su estructura de costes. Tanto si diriges un restaurante con menús estacionales como una ferretería familiar con el mismo inventario desde hace décadas, comprender las estructuras de costes, especialmente en lo que se refiere a la demanda, es vital para la salud de tu negocio.
En conjunto, la automatización de la gestión de gastos puede mejorar la productividad, reducir los costes superfluos y proporcionar una inteligencia empresarial sin precedentes, todo ello por un coste relativamente bajo en comparación con los beneficios. Para las pequeñas empresas y los restaurantes, es una inversión fundamental para llevar su negocio al siguiente nivel.
¿Cómo funciona la automatización de gastos?
Ahora que le hemos convencido de que merece la pena la inversión, vamos a explorar cómo puede ser en su empresa. Es importante tener en cuenta que no todos los programas de gestión de gastos son iguales; de hecho, algunos son más adecuados para distintos tipos de empresas.
En nuestro sector, el de la restauración, los líderes estándar del mercado como Quickbooks y Restaurant365 tienen plantillas sólidas para la mayoría de las necesidades. Pero le recomendamos que busque una solución con funciones adaptadas a sus necesidades. Al fin y al cabo, no todos los restaurantes (ni todas las pequeñas empresas) funcionan de la misma manera.
Independientemente del camino que elija, la mayoría de los programas de gestión de gastos ofrecen funciones similares para que pueda empezar a trabajar rápidamente.
Flujos de trabajo, flujos de trabajo, flujos de trabajo
Los flujos de trabajo son la clave de la gestión de gastos: utilizan activadores predeterminados para poner en marcha distintas funciones y reacciones, y pueden modificarse para adaptarlos a las operaciones específicas de su empresa.
Estas soluciones suelen extraer informes de cualquier cuenta bancaria o tarjeta asociada, y asignar gastos con etiquetas específicas o de proveedores concretos a flujos de trabajo específicos para su análisis.
Supongamos que configura un flujo de trabajo para las compras de inventario. Usted configura los disparadores para que cada vez que una tarjeta adquiera bienes de una lista de proveedores a los que usted compra productos se registre en el flujo de trabajo. Su plataforma recogerá todos los gastos asociados y los enviará a un informe global para su visibilidad.
A final de mes, podrá ver su estructura de costes, con muy poca o ninguna aportación cuando todo esté dicho y hecho. Con la aportación combinada del registro de gastos de los empleados, controlar la inteligencia de tu negocio no requerirá un MBA.
Ante todo, la solución que elija debe ser lo bastante sencilla como para aprender a utilizarla rápidamente. Se supone que esta inversión debe facilitarte la vida: las reglas y operaciones enrevesadas no te ayudarán a conseguir ese objetivo.
Del mismo modo, tampoco debería ser excesivamente difícil para sus empleados cargar los recibos. Si un mejor cumplimiento y un reembolso más rápido es un incentivo para usted, invertir en una solución sencilla debería ser su máxima prioridad.
Para las pequeñas empresas con expectativas de crecimiento, debería invertir en un software de gestión de gastos que pueda escalar con su negocio. Eso significa que debe tener opciones para pequeños negocios y para empresas.
Entre las características que debe buscar se incluyen plantillas personalizables, recursos de atención al cliente y herramientas sólidas para la aprobación de gastos. Esto permitirá que tus operaciones crezcan tan rápido como tu negocio, para que no tengas que hacer un cambio drástico cuando tu empresa se quede pequeña.
Para las empresas que tienen previsto confiar en una solución de software para los reembolsos, los plazos de entrega son fundamentales para mantener el barco a flote. Como hemos dicho antes, los gastos impagados pueden dañar la moral de sus empleados y sus cuentas bancarias. Las soluciones que permiten aprobaciones rápidas, carga y procesamiento de recibos fotográficos y cargos rápidos mantendrán a raya los quebraderos de cabeza de sus empleados y sus departamentos de contabilidad.
Algunos programas permiten fijar objetivos para los gastos y realizar un seguimiento de los mismos a medida que se introducen en el sistema. Estas funciones pueden parecer insignificantes, pero pueden suponer una gran diferencia en su productividad a la hora de aumentar su cuenta de resultados. Supongamos que determina que gasta demasiado en inventario y que está perdiendo demasiado por el desperdicio de alimentos.
Establecer un objetivo para los gastos de inventario y disponer de alertas que le ayuden a controlar en qué punto se encuentra para alcanzarlo o superarlo puede ayudarle a ajustar sus estrategias sobre la marcha, de modo que pueda alcanzar sus objetivos de gasto y ahorro con confianza. Puede reducir el desperdicio de alimentos en unos pocos meses y ajustar sus recetas, procesos o personal según sea necesario.
Si pusieras a 10 propietarios de pequeñas empresas en una habitación y les preguntaras cómo les gustaría organizar los informes sobre sus finanzas, te preguntarían si pueden irse. Pero antes de irse, puedes estar seguro de que cada uno tendría una respuesta diferente.
Y eso es lo que hace que los informes personalizables sean una característica importante que debe buscar en su solución de automatización de la gestión de gastos. Tener la capacidad de ajustar con precisión qué números aparecen en qué casillas puede marcar una gran diferencia en su productividad general, especialmente para los propietarios de pequeñas empresas que no pueden dedicar el tiempo y los recursos a la contabilidad como puede hacerlo una empresa.
Pero no se trata sólo de colocaciones: las cifras que quiere ver un restaurante y las que necesita ver un proveedor de ropa de comercio electrónico pueden variar enormemente. Encontrar una solución que te permita adaptar los informes a tus necesidades individuales es crucial para la usabilidad y la productividad.
Las soluciones de gestión de gastos pueden agilizar sus operaciones contables y proporcionar una visión general de la salud de su empresa. Es una inversión importante para cualquier empresa, pequeña o grande, y puede llevar sus operaciones al siguiente nivel.
La mayoría de los empresarios quieren menos quebraderos de cabeza, y automatizar el seguimiento de los gastos es una forma segura de reducirlos. Desde reducir la supervisión necesaria para que los empleados soliciten el reembolso hasta rellenar automáticamente los informes de gastos y las estructuras de costes, las ventajas superan con creces el coste.
Salir de Excel y entrar en un software ahorrará tiempo, dinero y esfuerzo a cualquier empresa que dé el salto. El siguiente paso es determinar los presupuestos y evaluar las soluciones: después de todo, es un mercado saturado. Snap de MarketMan se creó pensando en los propietarios de restaurantes, y está equipado con todas las funciones que desea y espera de una solución de contabilidad. Para obtener más información, consulte nuestra descripción general o solicite una demostración.
Ready to cut food costs, streamline inventory management, and simplify your restaurant's back-of-house processes? MarketMan offers advanced restaurant management software that automates daily tasks, eliminates inefficiencies, and provides strategic insights for your business. Take charge of your restaurant's success with MarketMan. Book a demo now to unlock your restaurant's full potential!
Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
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Calcular el ROISon las once de la noche. Hace tres horas que cerraste la tienda, pero estás sentado a la luz de las velas en tu escritorio, rellenando los libros. Cuentas los gastos, te secas el sudor de la frente y piensas que así debieron de hacer tus antepasados cuando cruzaron el charco en busca de un nuevo mundo de oportunidades.
Excepto que tienes un ordenador y apenas sabes hacer fracciones. No te engañes a ti mismo con el romanticismo de hacerlo todo a mano, y no pretendas que el trabajo que implica vale la pena el dinero que ahorrarás. La automatización de la gestión de gastos es una faceta en rápido crecimiento de las operaciones empresariales, y por una buena razón: no hay motivo para que lo haga usted mismo en 2020. Si sus recibos e inventario pasan por un sistema POS, sus gastos también deberían hacerlo.
En esta guía, trataremos todo lo que necesita saber para automatizar el seguimiento y la gestión de sus gastos.
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Descargar recursos¿Qué es la automatización de la gestión de gastos?
Las soluciones de gestión de gastos son los programas, programas informáticos o sistemas que se utilizan para gestionar los gastos sin apenas intervención. Puede ser una hoja de Excel, una plataforma de software o una máquina de Rube-Goldberg, si te gustan esas cosas. La automatización se refiere específicamente a programas informáticos que pueden hacer casi todo el trabajo por ti.
Para muchos, la expresión gestión de gastos se refiere a la forma en que los empleados registran los gastos que necesitan reembolsar. Sin embargo, muchos de estos programas también pueden extraer automáticamente los gastos de las compras de tu propia empresa para crear informes y automatizar gran parte de la contabilidad.
A menos que su afición sea guardar todos los recibos que ha impreso, la automatización de los gastos tiene un valor evidente. Ahorra tiempo y dinero, y le permite tomar mejores decisiones para su empresa y sus clientes. Y, admitámoslo, los informes de gastos son un asco. Es difícil hacer un seguimiento de los recibos y, a veces, incluso los ahorradores más diligentes pueden perder la pista de lo que han gastado. Analicemos por qué la automatización es tan importante.
Quizá la mejor razón para automatizar la gestión de sus gastos sea ahorrar el valioso y preciado tiempo del que carecen la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas. Para las empresas que llevan su contabilidad internamente, la importación automática de recibos y gastos puede ahorrar horas de contabilidad.
Piénsalo: en lugar de introducir tus gastos uno a uno en cada celda de una hoja de Excel o, peor aún, apuntarlos en un cuaderno, la automatización puede eliminar el tedio, liberando así tu tiempo para las partes más emocionantes de dirigir un negocio.
La automatización del seguimiento de los gastos puede reducir considerablemente el margen de error en la contabilidad. En lugar de confiar en su responsabilidad y en la de su personal, los sistemas automatizados pueden, bueno, recoger automáticamente sus recibos en un repositorio. Después de todo, según algunos estudios, casi el 20% de los informes de gastos se archivan incorrectamente.
Minimizar el margen de error también puede indicarle cuándo un empleado está cometiendo un posible fraude (por ejemplo, si coge algo de las estanterías o se lleva algo de dinero de la caja). La automatización puede señalar discrepancias en la contabilidad y gastos no contabilizados para que pueda controlar el flujo de caja antes de que se convierta en un problema.
Si dirige una empresa en la que los reembolsos a los empleados son una parte importante de sus operaciones, automatizar el seguimiento de sus gastos puede simplificar una tarea tediosa y llena de presión.
Cada vez que un empleado viaja o compra en nombre de su empresa, usted tiene la obligación de reembolsárselo puntualmente. Si se trata de un gasto importante, cualquier retraso en el reembolso repercute mucho más en el empleado que en la empresa.
Al mismo tiempo, es una forma estupenda de asegurarse de que no gastan más de la cuenta con el dinero de su empresa: la mayoría de las soluciones de seguimiento de gastos exigen que carguen algún tipo de recibo para que se procesen los reembolsos, de forma que no puedan engañarle y pedir un filete cuando su presupuesto sólo permite el especial de salmón. Al implantar un software, los empleados tendrán menos formas de eludir el cumplimiento de la normativa, con lo que usted ahorrará más dinero.
Decisiones basadas en datos
Automatizar el seguimiento de sus gastos puede ayudarle a tomar decisiones basadas en datos sobre su presupuesto, especialmente cuando se trata de recortar gastos. Puede extraer fácilmente informes de gastos de distintos periodos de tiempo para medir los componentes de sus costes y cómo han cambiado con el tiempo. Esto puede proporcionarle una inteligencia empresarial sin precedentes, especialmente a medida que amplía su negocio.
La automatización de la gestión de gastos es, en esencia, el alimentador de sus operaciones de inteligencia empresarial. Garantiza la pureza de los datos, para que pueda tener la imagen más precisa de su estructura de costes. Tanto si diriges un restaurante con menús estacionales como una ferretería familiar con el mismo inventario desde hace décadas, comprender las estructuras de costes, especialmente en lo que se refiere a la demanda, es vital para la salud de tu negocio.
En conjunto, la automatización de la gestión de gastos puede mejorar la productividad, reducir los costes superfluos y proporcionar una inteligencia empresarial sin precedentes, todo ello por un coste relativamente bajo en comparación con los beneficios. Para las pequeñas empresas y los restaurantes, es una inversión fundamental para llevar su negocio al siguiente nivel.
¿Cómo funciona la automatización de gastos?
Ahora que le hemos convencido de que merece la pena la inversión, vamos a explorar cómo puede ser en su empresa. Es importante tener en cuenta que no todos los programas de gestión de gastos son iguales; de hecho, algunos son más adecuados para distintos tipos de empresas.
En nuestro sector, el de la restauración, los líderes estándar del mercado como Quickbooks y Restaurant365 tienen plantillas sólidas para la mayoría de las necesidades. Pero le recomendamos que busque una solución con funciones adaptadas a sus necesidades. Al fin y al cabo, no todos los restaurantes (ni todas las pequeñas empresas) funcionan de la misma manera.
Independientemente del camino que elija, la mayoría de los programas de gestión de gastos ofrecen funciones similares para que pueda empezar a trabajar rápidamente.
Flujos de trabajo, flujos de trabajo, flujos de trabajo
Los flujos de trabajo son la clave de la gestión de gastos: utilizan activadores predeterminados para poner en marcha distintas funciones y reacciones, y pueden modificarse para adaptarlos a las operaciones específicas de su empresa.
Estas soluciones suelen extraer informes de cualquier cuenta bancaria o tarjeta asociada, y asignar gastos con etiquetas específicas o de proveedores concretos a flujos de trabajo específicos para su análisis.
Supongamos que configura un flujo de trabajo para las compras de inventario. Usted configura los disparadores para que cada vez que una tarjeta adquiera bienes de una lista de proveedores a los que usted compra productos se registre en el flujo de trabajo. Su plataforma recogerá todos los gastos asociados y los enviará a un informe global para su visibilidad.
A final de mes, podrá ver su estructura de costes, con muy poca o ninguna aportación cuando todo esté dicho y hecho. Con la aportación combinada del registro de gastos de los empleados, controlar la inteligencia de tu negocio no requerirá un MBA.
Ante todo, la solución que elija debe ser lo bastante sencilla como para aprender a utilizarla rápidamente. Se supone que esta inversión debe facilitarte la vida: las reglas y operaciones enrevesadas no te ayudarán a conseguir ese objetivo.
Del mismo modo, tampoco debería ser excesivamente difícil para sus empleados cargar los recibos. Si un mejor cumplimiento y un reembolso más rápido es un incentivo para usted, invertir en una solución sencilla debería ser su máxima prioridad.
Para las pequeñas empresas con expectativas de crecimiento, debería invertir en un software de gestión de gastos que pueda escalar con su negocio. Eso significa que debe tener opciones para pequeños negocios y para empresas.
Entre las características que debe buscar se incluyen plantillas personalizables, recursos de atención al cliente y herramientas sólidas para la aprobación de gastos. Esto permitirá que tus operaciones crezcan tan rápido como tu negocio, para que no tengas que hacer un cambio drástico cuando tu empresa se quede pequeña.
Para las empresas que tienen previsto confiar en una solución de software para los reembolsos, los plazos de entrega son fundamentales para mantener el barco a flote. Como hemos dicho antes, los gastos impagados pueden dañar la moral de sus empleados y sus cuentas bancarias. Las soluciones que permiten aprobaciones rápidas, carga y procesamiento de recibos fotográficos y cargos rápidos mantendrán a raya los quebraderos de cabeza de sus empleados y sus departamentos de contabilidad.
Algunos programas permiten fijar objetivos para los gastos y realizar un seguimiento de los mismos a medida que se introducen en el sistema. Estas funciones pueden parecer insignificantes, pero pueden suponer una gran diferencia en su productividad a la hora de aumentar su cuenta de resultados. Supongamos que determina que gasta demasiado en inventario y que está perdiendo demasiado por el desperdicio de alimentos.
Establecer un objetivo para los gastos de inventario y disponer de alertas que le ayuden a controlar en qué punto se encuentra para alcanzarlo o superarlo puede ayudarle a ajustar sus estrategias sobre la marcha, de modo que pueda alcanzar sus objetivos de gasto y ahorro con confianza. Puede reducir el desperdicio de alimentos en unos pocos meses y ajustar sus recetas, procesos o personal según sea necesario.
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Y eso es lo que hace que los informes personalizables sean una característica importante que debe buscar en su solución de automatización de la gestión de gastos. Tener la capacidad de ajustar con precisión qué números aparecen en qué casillas puede marcar una gran diferencia en su productividad general, especialmente para los propietarios de pequeñas empresas que no pueden dedicar el tiempo y los recursos a la contabilidad como puede hacerlo una empresa.
Pero no se trata sólo de colocaciones: las cifras que quiere ver un restaurante y las que necesita ver un proveedor de ropa de comercio electrónico pueden variar enormemente. Encontrar una solución que te permita adaptar los informes a tus necesidades individuales es crucial para la usabilidad y la productividad.
Las soluciones de gestión de gastos pueden agilizar sus operaciones contables y proporcionar una visión general de la salud de su empresa. Es una inversión importante para cualquier empresa, pequeña o grande, y puede llevar sus operaciones al siguiente nivel.
La mayoría de los empresarios quieren menos quebraderos de cabeza, y automatizar el seguimiento de los gastos es una forma segura de reducirlos. Desde reducir la supervisión necesaria para que los empleados soliciten el reembolso hasta rellenar automáticamente los informes de gastos y las estructuras de costes, las ventajas superan con creces el coste.
Salir de Excel y entrar en un software ahorrará tiempo, dinero y esfuerzo a cualquier empresa que dé el salto. El siguiente paso es determinar los presupuestos y evaluar las soluciones: después de todo, es un mercado saturado. Snap de MarketMan se creó pensando en los propietarios de restaurantes, y está equipado con todas las funciones que desea y espera de una solución de contabilidad. Para obtener más información, consulte nuestra descripción general o solicite una demostración.
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