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¿Utiliza actualmente una hoja de cálculo Excel o papel y lápiz para gestionar su inventario? Ha llegado al lugar adecuado. En este artículo, vamos a cubrir todo lo que necesita saber para gestionar su inventario utilizando una hoja de inventario de restaurante en forma de hoja de cálculo de Google o Excel. Alternativamente, vamos a profundizar un poco más en cómo puede ampliar sus operaciones de inventario con una solución tecnológica como MarketMan. Entremos de lleno.
¿Busca una plantilla de hoja de cálculo? Descargue la hoja de cálculo de inventario GRATUITA de MarketMan aquí.
La gestión del inventario de un restaurante se refiere al proceso de seguimiento de las existencias de ingredientes que entran y salen de su restaurante. Esto incluye el número de artículos que usted pide, lo que se vende a través de diferentes centros de ingresos como su cocina y su bar, lo que sobra y lo que se transfiere entre tiendas si tiene múltiples unidades.
🔓 Desvela los secretos del éxito de los restaurantes con estrategias prácticas para optimizar las operaciones, maximizar los beneficios y crear una clientela fiel.
Descargar recursosMarketMan, una solución de software de gestión de inventario para restaurantes que exploraremos, le ayuda a realizar un seguimiento del uso de cada artículo a lo largo del tiempo, que puede comparar con sus ventas e investigar las discrepancias. También le ayuda a saber cuántos ingredientes necesita pedir, minimizar los desperdicios y calcular los costes de los alimentos y los porcentajes de coste.
¿Está preparado para automatizar la gestión de su inventario y los pedidos a proveedores? Solicite una demostración personalizada GRATUITA de MarketMan
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La gestión y el recuento precisos de las existencias son esenciales para minimizar y gestionar los residuos y disponer de la cantidad adecuada de existencias para satisfacer la demanda de ventas, reduciendo el exceso de existencias, los residuos, el deterioro y los casos de mala distribución o manipulación de las existencias.
Controle sus costes realizando periódicamente un recuento cíclico del inventario de los 10-15 productos principales que suponen la mayor parte de sus costes de alimentación. Cuente el inventario inicial, añada las compras durante el día, reste su inventario final al final del día, y verá la cantidad de cada artículo de inventario que se utilizó durante el día. Puede calcular tanto el uso del inventario de su restaurante como el de su bar.
Compare esta cifra de uso de inventario con el uso de productos de su punto de venta y, si el uso real de inventario es mayor, investigue más a fondo. Esto puede significar que hay un robo o un exceso de porciones. Al identificar estas variaciones de costes con un sistema de gestión de inventario para restaurantes, podrá controlar de forma proactiva sus costes de alimentación en el futuro.
El inventario incluye todo lo que cuesta dinero en su restaurante. Esto incluye la comida, el licor, el almacenamiento en seco, los utensilios de cocina, los uniformes o la mantelería. Separa el inventario por artículos que se encuentren en distintas zonas del restaurante, como la parte trasera o la cocina, la parte delantera y el bar.
El inventario de alimentos está formado por todos los artículos o materias primas utilizados para elaborar cada artículo del menú, también conocidos como productos acabados. Cuando compra alimentos por primera vez, se consideran un activo en el balance de su restaurante mientras permanezcan en él. Una vez que los vende, pasan a formar parte de su COGS, o coste de los bienes vendidos, y se clasifican como gasto.
El cálculo de su COGS se compone del inventario de su restaurante. Para calcular el COGS, la ecuación es COGS= Inventario inicial + Inventario de compras - Inventario final.
Para calcular el beneficio neto, hay que restar el coste de los productos vendidos y de la mano de obra a las ventas y, a continuación, sumar los costes totales de explotación. Beneficio Neto = Beneficio Bruto (Ventas Totales - COGS) - Coste Laboral + Coste Total de Explotación.
Un COGS más bajo significa un beneficio neto más alto. Para reducir sus costes de producción, conserve más existencias, compre menos o busque formas de reducir sus costes de alimentación. Puede hacerlo practicando una gestión eficaz del inventario.
Hay muchas formas de llevar la contabilidad de un restaurante y hacer un seguimiento de la salud financiera del establecimiento. Conviene llevar un balance del restaurante, que mide el activo, el pasivo y el patrimonio neto en un momento dado, un estado de flujo de caja, que mide el flujo de efectivo, y una cuenta de resultados, que mide los ingresos, los gastos y los beneficios en un periodo de tiempo determinado.
Una forma complementaria de controlar su salud financiera es utilizar una hoja de ventas para restaurantes. Una hoja de ventas para restaurantes es una hoja de cálculo de MS Excel que le permite hacer un seguimiento de sus ventas diarias, semanales, mensuales o trimestrales. Puede hacer un seguimiento de sus ventas y depósitos diarios, que encontrará reportados en su sistema POS.
A menudo, su TPV le permitirá generar un informe de ventas diario en el que encontrará el efectivo, las ventas con tarjeta de crédito y un resumen de las ventas por categoría: alimentos, bebidas, alcohol, etc. A continuación, puede introducir esta información y agregarla en una hoja de Excel. Puede desglosar sus ventas de varias formas, por categoría o incluso por platos individuales.
Conocer sus cifras de ventas periódicas es clave para entender sus finanzas y la salud de su negocio de restauración.
Una vez que conozca sus ventas, querrá introducirlas en un estado de pérdidas y ganancias periódico.
La cuenta de pérdidas y ganancias de un restaurante es la cuenta de resultados del restaurante. Contiene los ingresos y gastos de un restaurante en un periodo de tiempo determinado, mostrando sus costes restados de sus ventas, y sus beneficios brutos y netos.
La cuenta de resultados le da una idea de la salud financiera de su restaurante a lo largo de un periodo de tiempo, midiendo si es rentable o no. La cuenta de resultados es quizá el documento financiero más importante de su contabilidad.
Algunas cifras clave de la cuenta de resultados son los costes o gastos. Entre ellos se incluyen los costes directos, que son los costes de producción del producto, y los costes indirectos, que son los costes generales de funcionamiento de la empresa. Puede agrupar estos gastos por categorías en su cuenta de resultados.
Algunas categorías de gastos de restaurante reflejadas en una cuenta de resultados pueden ser: COGS, gastos de mano de obra, gastos de explotación, gastos de promoción y marketing, reparaciones y mantenimiento, ocupación como alquiler y seguro, y gastos generales corporativos como honorarios de gestión y royalties de franquicia.
He aquí un desglose de algunas partidas de gastos comunes y lo que incluyen:
Los establecimientos pueden optar por implantar un sistema de inventario de restaurante de muchas maneras. Los restaurantes pueden optar por hacer el inventario con lápiz y papel y una plantilla de Microsoft Excel, o con un sistema de software automatizado.
Para gestionar el inventario en Excel (o con una hoja de Google), la dirección o el personal designado contarán las existencias físicas de artículos en el restaurante, las anotarán en papel o en impresiones de Excel, e introducirán el recuento de las existencias de alimentos en una plantilla de inventario de alimentos de restaurante en el back office para calcular los costes de los alimentos y hacer nuevos pedidos. Una plantilla de inventario de restaurante típica incluye una lista de artículos, su unidad de medida, cantidad, precio unitario y coste total.
Descargue aquí la plantilla GRATUITA de hoja de inventario para restaurantes de MarketMan.
Aunque puede optar por utilizar una hoja de cálculo Excel para el inventario del restaurante para empezar, tenga en cuenta que este no es un proceso ideal a largo plazo. Existe un término en la industria que dice "Muerte por Excel": utilizar Excel para la gestión del inventario de su restaurante es engorroso y tedioso, desordenado y propenso al error humano, incluso si crea una plantilla de inventario uniforme que todos deban utilizar. Hablaremos de las limitaciones de Excel y del papel y lápiz más adelante en este artículo.
Analicemos algunas de las mejores prácticas de gestión de inventarios.
Cree un calendario coherente para realizar un recuento periódico del inventario. Los distintos tipos de ingredientes pueden tener frecuencias diferentes para el seguimiento del inventario, como diario, semanal o mensual. Conviene controlar los productos perecederos con más frecuencia.
Un restaurante debe hacer un inventario diario de al menos los 10-15 artículos que más le cuestan, si no de todos sus productos alimentarios. Llevar un inventario diario es recomendable tanto para los restaurantes grandes como para los pequeños. También debe llevar un inventario diario de su inventario de bar.
Un restaurante también debe hacer un inventario completo cada vez que pida artículos. Si suele hacer pedidos cinco veces por semana, repase el inventario de alimentos antes de hacer el pedido para determinar la cantidad que tendrá que comprar. Haga al menos un inventario semanal de todos sus alimentos para controlar los costes de comida y bebida.
Haga un inventario mensual de todo, incluidos sus productos alimenticios, ingredientes, existencias de licores y productos de limpieza, para calcular el COGS de sus cuentas de resultados. Además, puede hacer controles de inventario ad hoc de artículos específicos para detectar carencias, excedentes y robos.
He aquí otros consejos para un control eficaz del inventario:
¿Busca una plantilla de hoja de cálculo?
Descargue aquí la hoja de cálculo de inventario GRATUITA de MarketMan.
Cuando se es propietario de un restaurante nuevo o se acaba de iniciar un proceso regular de gestión de inventario, el proceso puede parecer un poco desalentador.
A continuación le mostramos cómo crear su propia lista de inventario de restaurante para realizar un seguimiento de su inventario:
Utilizar este método de seguimiento en Excel es bueno para empezar a familiarizarse con la gestión de inventarios. Sin embargo, a medida que crezca y se amplíe, querrá dejar de hacer el inventario mediante Excel y lápiz y papel y utilizar una solución de software. En la siguiente sección, exploraremos algunas limitaciones de un sistema analógico.
La hoja de inventario del restaurante es un buen punto de partida para hacerse una idea de cómo hacer un seguimiento sencillo del inventario. Sin embargo, una vez que se familiarice con el proceso y a medida que su restaurante crezca, querrá dejar de utilizar papel y bolígrafo y pasar a Excel para la gestión del inventario.
El uso de lápiz y papel, hojas de cálculo, formularios de inventario, evaluaciones, listas de comprobación y hojas de cálculo de inventarios de barras tiene muchas desventajas y limitaciones.
Utilizar hojas de cálculo y soluciones en papel para hacer el inventario es engorroso, lleva mucho tiempo y es propenso a errores humanos. Los empleados dedican horas a la semana a contar las existencias, anotar los datos en papel y convertirlos en cifras en múltiples hojas de cálculo. Como el proceso es tedioso, su personal puede decidir buscar atajos o hacer números a ojo.
Un sistema analógico para hacer inventario con papel y bolígrafo tampoco sirve. No es fácil encontrar los datos que necesitas, y es difícil mantener toda la información relevante junta. Con los registros en papel, es fácil que se derrame comida o bebida y se pierdan los datos sin ninguna copia de seguridad. Con un sistema de software, puedes guardar copias de seguridad de tus datos para tener siempre una copia en caso de que ocurra algo.
También falta un sistema central y accesibilidad. Tendrá que mantener varias hojas de cálculo y unir los datos. Varias personas encargadas del inventario pueden crear versiones diferentes de la misma hoja de cálculo con información contradictoria.
Con un sistema analógico, no es fácil colaborar o realizar cambios en el inventario a medida que crece su restaurante o grupo de restaurantes, ya que no existe un sistema central que pueda actualizarse en toda la empresa. Con una solución de software, puede realizar cambios fácilmente en un sistema central sin preocuparse de que haya varias versiones de hojas de cálculo flotando por ahí.
Una solución completa de sistema de inventario como MarketMan le proporcionará todas las ventajas de una solución de software: un sistema central, más fiabilidad, facilidad de uso y menos posibilidades de error humano.
MarketMan ayuda a los restaurantes a mantener los costes bajo control y a gestionar el inventario de forma eficaz mediante la automatización de las operaciones internas.
Estas son algunas de las características de MarketMan:
MarketMan le ayuda a gestionar y controlar el consumo de su inventario de forma automatizada. El software gestiona el inventario permanente sincronizándose con su sistema POS y deduciendo automáticamente los ingredientes de su inventario cada vez que se realiza una venta. Esto le permite conocer su consumo y sus ventas en cualquier momento, dándole una visión de su Porcentaje de Coste Alimenticio global.
MarketMan también agiliza el proceso de recuento de inventario. Puede realizar recuentos de inventario en dispositivos móviles, lo que es más fácil de usar que el lápiz y el papel y proporciona accesibilidad. Varios usuarios pueden hacer recuentos de inventario al mismo tiempo, y los niveles de existencias se actualizan en todo el sistema.
El sistema también le avisará cuando sus niveles de existencias estén por debajo de lo normal, lo que le permitirá hacer nuevos pedidos inmediatamente. Puede ser proactivo en la gestión de su inventario para no quedarse sin los ingredientes necesarios para realizar sus ventas.
También puede realizar fácilmente un seguimiento de los residuos y los robos, reduciendo las mermas. Esto reduce los costes imprevistos. Cuando supervisa el uso de su inventario a través de MarketMan, puede encontrar ineficiencias y hacer correcciones para reducir los costes de alimentación y maximizar los beneficios.
MarketMan cuenta con sólidas funciones de elaboración de informes para profundizar en los costes de sus alimentos, desarrollar información práctica y tomar decisiones empresariales más inteligentes. Dos de los informes más comunes son el Informe de COGS y Beneficio Bruto y el Informe Real vs. Teórico (Desviación).
El informe COGS y beneficio bruto le ofrece información clave que le ayuda a reducir los costes de alimentación y a aumentar los beneficios.
El informe de COGS y beneficios brutos toma sus datos de compras agregados, recuentos de inventario y datos de ventas agregados para indicarle cuáles son los COGS y los beneficios brutos.
También puede desglosar los ingresos y el COGS por diferentes centros de ingresos dentro de su restaurante. Los ingresos le indican las ventas generadas y el COGS le indica los costes de ingredientes y suministros alimentarios. Puede ver qué categorías o artículos (por ejemplo, productos lácteos, productos agrícolas, pasta, etc.) están causando que sus números sean altos.
Esto le proporciona una imagen de alto nivel de la eficiencia y el uso del inventario dentro del negocio. También puede averiguar qué partes de su restaurante generan más costes o ventas, y actuar en consecuencia.
El informe de desviación real frente a teórico es un resumen comparativo que muestra las discrepancias entre el uso teórico y el uso real. En este informe, puede encontrar la diferencia entre sus costes teóricos y reales, y ver cuál es la causa de la diferencia.
Al comparar la información de ventas con los recuentos de inventario de un determinado período de tiempo, puede ver si hay algún tipo de malversación de productos que no se destinan al fin previsto: servir a los clientes. Con este informe, puede averiguar si tiene un problema de desperdicio, exceso de porciones o robo.
Junto con un informe de despilfarro dentro de MarketMan, puede analizar los eventos de despilfarro registrados y las razones, ver qué está causando niveles de desviación de alto coste y reducir el despilfarro en el futuro.
Las funciones de información de MarketMan a través de su software de inventario proporcionan información sobre la gestión del inventario y el cálculo del coste de los alimentos, herramientas de análisis y una visibilidad completa de todos los aspectos de su negocio.
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La gestión eficaz del inventario es crucial para la rentabilidad, el crecimiento y la salud financiera de un restaurante. Siguiendo las mejores prácticas y consejos de este artículo, e invirtiendo en MarketMan como su solución de software de inventario para restaurantes, preparará su restaurante para el éxito.
MarketMan's restaurant inventory management software simplifies back-of-house processes, from inventory management to food cost control. Automate daily tasks, reduce waste, and gain actionable insights to boost your restaurant's profitability. Take the guesswork out of operations and focus on delivering exceptional experiences. Book a demo now to see how MarketMan can transform your restaurant operations!
Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
Solicitar una demostraciónNo deje escapar la oportunidad de maximizar los beneficios de su restaurante. Calcule su ROI con MarketMan
Calcular el ROI¿Utiliza actualmente una hoja de cálculo Excel o papel y lápiz para gestionar su inventario? Ha llegado al lugar adecuado. En este artículo, vamos a cubrir todo lo que necesita saber para gestionar su inventario utilizando una hoja de inventario de restaurante en forma de hoja de cálculo de Google o Excel. Alternativamente, vamos a profundizar un poco más en cómo puede ampliar sus operaciones de inventario con una solución tecnológica como MarketMan. Entremos de lleno.
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La gestión del inventario de un restaurante se refiere al proceso de seguimiento de las existencias de ingredientes que entran y salen de su restaurante. Esto incluye el número de artículos que usted pide, lo que se vende a través de diferentes centros de ingresos como su cocina y su bar, lo que sobra y lo que se transfiere entre tiendas si tiene múltiples unidades.
🔓 Desvela los secretos del éxito de los restaurantes con estrategias prácticas para optimizar las operaciones, maximizar los beneficios y crear una clientela fiel.
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Compare esta cifra de uso de inventario con el uso de productos de su punto de venta y, si el uso real de inventario es mayor, investigue más a fondo. Esto puede significar que hay un robo o un exceso de porciones. Al identificar estas variaciones de costes con un sistema de gestión de inventario para restaurantes, podrá controlar de forma proactiva sus costes de alimentación en el futuro.
El inventario incluye todo lo que cuesta dinero en su restaurante. Esto incluye la comida, el licor, el almacenamiento en seco, los utensilios de cocina, los uniformes o la mantelería. Separa el inventario por artículos que se encuentren en distintas zonas del restaurante, como la parte trasera o la cocina, la parte delantera y el bar.
El inventario de alimentos está formado por todos los artículos o materias primas utilizados para elaborar cada artículo del menú, también conocidos como productos acabados. Cuando compra alimentos por primera vez, se consideran un activo en el balance de su restaurante mientras permanezcan en él. Una vez que los vende, pasan a formar parte de su COGS, o coste de los bienes vendidos, y se clasifican como gasto.
El cálculo de su COGS se compone del inventario de su restaurante. Para calcular el COGS, la ecuación es COGS= Inventario inicial + Inventario de compras - Inventario final.
Para calcular el beneficio neto, hay que restar el coste de los productos vendidos y de la mano de obra a las ventas y, a continuación, sumar los costes totales de explotación. Beneficio Neto = Beneficio Bruto (Ventas Totales - COGS) - Coste Laboral + Coste Total de Explotación.
Un COGS más bajo significa un beneficio neto más alto. Para reducir sus costes de producción, conserve más existencias, compre menos o busque formas de reducir sus costes de alimentación. Puede hacerlo practicando una gestión eficaz del inventario.
Hay muchas formas de llevar la contabilidad de un restaurante y hacer un seguimiento de la salud financiera del establecimiento. Conviene llevar un balance del restaurante, que mide el activo, el pasivo y el patrimonio neto en un momento dado, un estado de flujo de caja, que mide el flujo de efectivo, y una cuenta de resultados, que mide los ingresos, los gastos y los beneficios en un periodo de tiempo determinado.
Una forma complementaria de controlar su salud financiera es utilizar una hoja de ventas para restaurantes. Una hoja de ventas para restaurantes es una hoja de cálculo de MS Excel que le permite hacer un seguimiento de sus ventas diarias, semanales, mensuales o trimestrales. Puede hacer un seguimiento de sus ventas y depósitos diarios, que encontrará reportados en su sistema POS.
A menudo, su TPV le permitirá generar un informe de ventas diario en el que encontrará el efectivo, las ventas con tarjeta de crédito y un resumen de las ventas por categoría: alimentos, bebidas, alcohol, etc. A continuación, puede introducir esta información y agregarla en una hoja de Excel. Puede desglosar sus ventas de varias formas, por categoría o incluso por platos individuales.
Conocer sus cifras de ventas periódicas es clave para entender sus finanzas y la salud de su negocio de restauración.
Una vez que conozca sus ventas, querrá introducirlas en un estado de pérdidas y ganancias periódico.
La cuenta de pérdidas y ganancias de un restaurante es la cuenta de resultados del restaurante. Contiene los ingresos y gastos de un restaurante en un periodo de tiempo determinado, mostrando sus costes restados de sus ventas, y sus beneficios brutos y netos.
La cuenta de resultados le da una idea de la salud financiera de su restaurante a lo largo de un periodo de tiempo, midiendo si es rentable o no. La cuenta de resultados es quizá el documento financiero más importante de su contabilidad.
Algunas cifras clave de la cuenta de resultados son los costes o gastos. Entre ellos se incluyen los costes directos, que son los costes de producción del producto, y los costes indirectos, que son los costes generales de funcionamiento de la empresa. Puede agrupar estos gastos por categorías en su cuenta de resultados.
Algunas categorías de gastos de restaurante reflejadas en una cuenta de resultados pueden ser: COGS, gastos de mano de obra, gastos de explotación, gastos de promoción y marketing, reparaciones y mantenimiento, ocupación como alquiler y seguro, y gastos generales corporativos como honorarios de gestión y royalties de franquicia.
He aquí un desglose de algunas partidas de gastos comunes y lo que incluyen:
Los establecimientos pueden optar por implantar un sistema de inventario de restaurante de muchas maneras. Los restaurantes pueden optar por hacer el inventario con lápiz y papel y una plantilla de Microsoft Excel, o con un sistema de software automatizado.
Para gestionar el inventario en Excel (o con una hoja de Google), la dirección o el personal designado contarán las existencias físicas de artículos en el restaurante, las anotarán en papel o en impresiones de Excel, e introducirán el recuento de las existencias de alimentos en una plantilla de inventario de alimentos de restaurante en el back office para calcular los costes de los alimentos y hacer nuevos pedidos. Una plantilla de inventario de restaurante típica incluye una lista de artículos, su unidad de medida, cantidad, precio unitario y coste total.
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Aunque puede optar por utilizar una hoja de cálculo Excel para el inventario del restaurante para empezar, tenga en cuenta que este no es un proceso ideal a largo plazo. Existe un término en la industria que dice "Muerte por Excel": utilizar Excel para la gestión del inventario de su restaurante es engorroso y tedioso, desordenado y propenso al error humano, incluso si crea una plantilla de inventario uniforme que todos deban utilizar. Hablaremos de las limitaciones de Excel y del papel y lápiz más adelante en este artículo.
Analicemos algunas de las mejores prácticas de gestión de inventarios.
Cree un calendario coherente para realizar un recuento periódico del inventario. Los distintos tipos de ingredientes pueden tener frecuencias diferentes para el seguimiento del inventario, como diario, semanal o mensual. Conviene controlar los productos perecederos con más frecuencia.
Un restaurante debe hacer un inventario diario de al menos los 10-15 artículos que más le cuestan, si no de todos sus productos alimentarios. Llevar un inventario diario es recomendable tanto para los restaurantes grandes como para los pequeños. También debe llevar un inventario diario de su inventario de bar.
Un restaurante también debe hacer un inventario completo cada vez que pida artículos. Si suele hacer pedidos cinco veces por semana, repase el inventario de alimentos antes de hacer el pedido para determinar la cantidad que tendrá que comprar. Haga al menos un inventario semanal de todos sus alimentos para controlar los costes de comida y bebida.
Haga un inventario mensual de todo, incluidos sus productos alimenticios, ingredientes, existencias de licores y productos de limpieza, para calcular el COGS de sus cuentas de resultados. Además, puede hacer controles de inventario ad hoc de artículos específicos para detectar carencias, excedentes y robos.
He aquí otros consejos para un control eficaz del inventario:
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Cuando se es propietario de un restaurante nuevo o se acaba de iniciar un proceso regular de gestión de inventario, el proceso puede parecer un poco desalentador.
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Utilizar este método de seguimiento en Excel es bueno para empezar a familiarizarse con la gestión de inventarios. Sin embargo, a medida que crezca y se amplíe, querrá dejar de hacer el inventario mediante Excel y lápiz y papel y utilizar una solución de software. En la siguiente sección, exploraremos algunas limitaciones de un sistema analógico.
La hoja de inventario del restaurante es un buen punto de partida para hacerse una idea de cómo hacer un seguimiento sencillo del inventario. Sin embargo, una vez que se familiarice con el proceso y a medida que su restaurante crezca, querrá dejar de utilizar papel y bolígrafo y pasar a Excel para la gestión del inventario.
El uso de lápiz y papel, hojas de cálculo, formularios de inventario, evaluaciones, listas de comprobación y hojas de cálculo de inventarios de barras tiene muchas desventajas y limitaciones.
Utilizar hojas de cálculo y soluciones en papel para hacer el inventario es engorroso, lleva mucho tiempo y es propenso a errores humanos. Los empleados dedican horas a la semana a contar las existencias, anotar los datos en papel y convertirlos en cifras en múltiples hojas de cálculo. Como el proceso es tedioso, su personal puede decidir buscar atajos o hacer números a ojo.
Un sistema analógico para hacer inventario con papel y bolígrafo tampoco sirve. No es fácil encontrar los datos que necesitas, y es difícil mantener toda la información relevante junta. Con los registros en papel, es fácil que se derrame comida o bebida y se pierdan los datos sin ninguna copia de seguridad. Con un sistema de software, puedes guardar copias de seguridad de tus datos para tener siempre una copia en caso de que ocurra algo.
También falta un sistema central y accesibilidad. Tendrá que mantener varias hojas de cálculo y unir los datos. Varias personas encargadas del inventario pueden crear versiones diferentes de la misma hoja de cálculo con información contradictoria.
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El informe de desviación real frente a teórico es un resumen comparativo que muestra las discrepancias entre el uso teórico y el uso real. En este informe, puede encontrar la diferencia entre sus costes teóricos y reales, y ver cuál es la causa de la diferencia.
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