Gestionar proveedores es un poco como jugar al topo. Justo cuando crees que estás al día, cambia un precio, se retrasa un pedido o vence una factura. Incluso si lleva bien la contabilidad, el seguimiento y la organización de los pagos a proveedores pueden robarle un tiempo valioso de la semana y, si no está al tanto de los cambios de precios, puede desorganizar fácilmente sus presupuestos. Para agilizar la gestión de pagos a proveedores, siga estos cuatro pasos:

1. Organice sus facturas

El primer paso para gestionar los pagos a proveedores es organizar las facturas. Guardar las facturas en papel en un archivador es una buena forma de perder la cuenta. Por otro lado, escanear las facturas o solicitar extractos electrónicos puede ayudarte a mantener un registro preciso de tus facturas y permitirte registrarlas rápidamente en tus hojas de cálculo o software de contabilidad.

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Del mismo modo, el uso de una plataforma de pago a proveedores puede eliminar al intermediario. Basta con hacer una foto de la factura y dejar que el software escanee y actualice el inventario y las cuentas por pagar.

2. Pasar a los pagos electrónicos

Sí, el paso a los pagos electrónicos le permite pagar a sus proveedores con mayor rapidez. Pero también le ayuda a conciliar sus cuentas más rápidamente. Además, es mucho más fácil hacer un seguimiento de los pagos electrónicos.

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La mayoría de las soluciones de pago electrónico ofrecen también un panel de control. Esto permite analizar los pagos a lo largo del tiempo, rastrear los pagos que los proveedores afirman no haber recibido y buscar discrepancias entre los pagos y los artículos recibidos.

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Uno de los mayores problemas en la gestión de proveedores son las incoherencias entre las facturas y los artículos recibidos. Estas incoherencias se ven agravadas por los recibos en papel, que son difíciles de rastrear y llevan tiempo registrar, archivar y organizar. Pasarse al pago electrónico de facturas puede ayudarle a reducir el tiempo que dedica a rastrear los artículos (o dólares) que faltan y a simplificar sus procesos contables.

3. Seguimiento de los precios de los proveedores a lo largo del tiempo

Dado que los precios de los proveedores cambian a menudo con el mercado, puede resultar difícil detectar si los precios están subiendo de forma significativa y si, por tanto, es necesario buscar un nuevo proveedor. El seguimiento de los precios a lo largo del tiempo mediante pagos electrónicos y la elaboración de un informe pueden mostrarle los cambios en el tiempo. También puede ayudarle a relacionar los cambios en los precios con los cambios en los costes de los alimentos y de la mano de obra.

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Un software de gestión de restaurantes también puede ayudarle a controlar los precios de los proveedores. Y puede ayudarle a comparar los precios de los distintos proveedores para saber que siempre obtiene el mejor precio.

4. Programar las fechas de pago con antelación

Un aspecto crucial de la gestión de proveedores es asegurarse de que los pagos se envían a tiempo. Establezca un calendario para los pagos a proveedores (por ejemplo, los días 1 y 15) y prográmelos con antelación para asegurarse de que no se le pasa ningún pago. Si utiliza una solución como MarketMan, puede agilizar el proceso programando los pagos en bloque.

Errores comunes en la gestión de proveedores

Cuando se gestiona un restaurante, hay muchas cosas a las que prestar atención, y los pagos a proveedores pueden pasar desapercibidos con facilidad. Algunos errores comunes son

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1. Retrasos en los pagos: Nunca se da el caso de que un restaurante dependa de un único proveedor de alimentos. La mayoría de los restaurantes utilizan una serie de proveedores para suministrar diferentes tipos de ingredientes, desde productos agrícolas hasta lácteos y licores. Con pedidos que llegan en diferentes momentos y con diferentes artículos, puede ser fácil perder la pista de los pagos sin automatización.

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2. Pedidos incoherentes: Mantenerse al tanto de su inventario puede ser difícil, y sin una vigilancia constante, su despensa puede caer por debajo de los niveles de par y dar lugar a pedidos inconsistentes o tardíos.

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3. Mala contabilidad: Si realizas el seguimiento de pedidos, facturas y precios a mano, es fácil olvidarse de cargar los unos o añadir los restos. Incluso en una hoja de cálculo, los errores humanos pueden acumularse rápidamente.

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4. Pedidos ineficaces: Sin una forma de realizar un seguimiento de los precios a lo largo del tiempo, es posible que no esté obteniendo el mejor precio por los artículos de su inventario.

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Este tipo de errores pueden ocurrirle a cualquiera, y pueden mermar silenciosamente sus finanzas en los márgenes. Los pedidos ineficaces pueden provocar la incapacidad de satisfacer las demandas de los clientes, y los retrasos en los pagos pueden aumentar los gastos y tensar las relaciones con los proveedores. Sin una gestión adecuada de los proveedores, es posible que tenga que eliminar productos de su menú antes de tiempo o, lo que es peor, que pierda dinero con ingredientes de alto precio.

Implantación de una solución de gestión de proveedores

Gestionar a sus proveedores puede ser un trabajo a tiempo completo, fácilmente. Por suerte, hay una forma mejor: implantar una solución de gestión de proveedores puede ayudarte a ahorrar tiempo, optimizar tus procesos y automatizar tus pedidos.

Qué buscar en una plataforma de gestión de proveedores

Una plataforma de gestión de proveedores para restaurantes puede ayudarle a conocer mejor sus operaciones, inventario e incluso los precios de sus menús a partir de la información que recibe de pedidos y facturas.

Para asegurarse de que está sacando el máximo partido a su software de gestión de proveedores, debe buscar las siguientes características:

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1. Seguimiento de facturas y pedidos: Por encima de todo, su solución debe realizar un seguimiento de las facturas y los pedidos a medida que llegan de los proveedores.

2. Pagos en línea: Presentar los pagos electrónicamente puede ayudar a acortar el tiempo, reducir los errores y poner de manifiesto las discrepancias.

3. Seguimiento del inventario: Hacer coincidir las facturas con el inventario puede ayudarle a calcular y realizar un seguimiento de sus costes de forma rápida, precisa y eficaz. Cuando reciba un pedido, podrá actualizar su inventario inmediatamente.

4. Integraciones contables: La integración de sus pagos a proveedores con su software de contabilidad puede garantizar que siempre esté utilizando datos precisos en sus libros.

Solución de gestión de proveedores de MarketMan

La plataforma todo en uno de MarketMans puede ayudarle a gestionar los proveedores con facilidad. Puede realizar un seguimiento de todas las facturas en un solo lugar, elegir qué facturas pagar y cuándo, e incluso automatizar los pedidos en función de sus niveles de inventario.

También puede hacer un seguimiento de los precios de los proveedores hasta el nivel de receta e ingrediente, lo que le permite optimizar los elementos del menú y los precios. MarketMan se integra con los principales distribuidores de alimentos, sistemas POS y software de contabilidad, por lo que puede estar seguro de que su solución será plug and play.

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