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Bars and nightclubs represent a $24 billion industry, full of spirits, stories, and characters your favorite show couldn’t concoct. Running a bar, whether it’s a lowkey dive in the suburbs or the next hottest thing in SoHo, can be an extremely rewarding business venture, but it’s not as easy as pouring liquor from the well. One of the most important aspects of running a bar is managing your inventory. This can be mind-numbingly tough, since the volume of drink orders (and we mean that both ways) can change so fluidly. This guide will walk you through everything you need to know about tracking your inventory to the last drop, including: 1. Tracking your bar inventory 2. Calculating Inventory usage, pour costs, and more 3. Choosing a bar management software.
Empecemos.
🔓 Desvela los secretos del éxito de los restaurantes con estrategias prácticas para optimizar las operaciones, maximizar los beneficios y crear una clientela fiel.
Descargar recursosAsí que ha abierto un nuevo bar y ha obtenido su licencia comercial y su licencia de bebidas alcohólicas. Tienes un local, un contrato de alquiler y te estás preparando para abrir las puertas. Lo has llamado McSally's Pub: tienes los taburetes, el tablero de dardos, las televisiones que sólo ponen la Premier League a cualquier hora, todo lo necesario. Ahora que ha llegado el momento de abrir el barril, hay algunos patos que tienes que poner en fila. Para ser lo más eficiente posible, hay que controlar el inventario en todo momento. El seguimiento del inventario te permitirá identificar tendencias de ventas, eliminar desperdicios y optimizar tu menú. Aunque el seguimiento del inventario en un bar es un poco diferente al seguimiento del inventario en un restaurante, los principios son en gran medida los mismos.
El inventario de un bar, al igual que el de un restaurante, es una relación de todos los suministros, ingredientes e insumos diversos necesarios para elaborar los platos de la carta. En el McSally's Pub, eso incluye botellas de cerveza, barriles, botellas de licor, mezcladores, aromatizantes, licores, etcétera. También incluye los materiales necesarios para su limitada carta de comida de bar, desde las patatas fritas cortadas a arrugas hasta la lechuga decorativa del fish and chips. Existen dos tipos de inventario, el inventario permanente y el inventario físico. El inventario permanente se actualiza en tiempo real para reflejar todas las entradas y salidas de existencias, en función de las ventas, las compras a proveedores y los desperdicios. El inventario físico es un recuento estático y único de todo lo que tienes para vender. 
Note: your bar inventory should track things that are considered inputs, like ingredients in a restaurant. This does not necessarily include equipment, like jiggers, beakers, or shakers, as those are not typically reordered or replaced on a consistent basis.
Tracking your bar inventory is an ongoing process, and it begins with a simple count, that is, your physical inventory. This information is necessary for a variety of business functions, like your break-even analyses and menu price setting. To conduct an inventory, you need to count every ingredient, input, or supply, and their amounts and record it. A good rule of thumb is to count twice, so you have some certainty as to what you have. At a bar, measuring amounts is crucial in ensuring efficiency, especially with liquor. But you don’t need to be scientifically precise to do your count, you only need as much information as is useful to you. Let’s break down counting by some common items:
Las bebidas vendidas por botellas son de uso individual y se venden individualmente. Cuéntalas por botellas y anótalas.
To keep track of anything that you pour from, from the well whiskey to the high end gin, follow a two-step process:
1. Count the bottles by type, quantity, and volume
Seems obvious enough, but count all the bottles. Organize them by type and then by volume. So you should have a list of 500mL whiskey, 1L whiskey, and so on.
2. Assess the relative amount in each bottle
This is the tricky part. Although you don’t need to break out the measuring cups, it’s good to have some uniformity in your measurement. A common way to do this is to line up all bottles arranged by size and type, imagine each divided into ten, and eyeball how much is left in each. For example, your bartender Liam performs the count at the end of the week. He counts three 500mL bottles of whiskey. One is unopened, one has about 5/10 left, the other has about 1/10.
Para cualquier recipiente de líquido a través del cual no puedas ver, necesitarás un método diferente a la regla de las décimas. Si te gusta levantar peso, puedes probar el método de las conjeturas, en el que coges el barril, lo agitas y haces tu mejor estimación. Algunos utilizan un termómetro para medir la diferencia de temperatura entre el espacio vacío y la cerveza. Otros se limitan a utilizar una balanza para barriles. Si lo tuyo no es levantar, puedes utilizar algo como un Keg Check para obtener un poco más de precisión. El pub McSally's tiene una báscula de barriles en la parte de atrás para asegurarse de que tienen suficiente Guinness de barril en todo momento.
Utiliza las mismas técnicas que emplearías en un restaurante. Cuenta cada ingrediente, las cantidades restantes, etc.
Hacer inventario, sobre todo inventario físico, no es cosa de una sola vez. Por lo general, la mayoría de los bares realizan comprobaciones mensuales del inventario físico, con actualizaciones semanales de las compras y, de vez en cuando, también comprobaciones puntuales. Hay que tener en cuenta varias dimensiones, a saber: cantidades iniciales, cantidades finales, cantidades compradas y niveles de paridad.
Al principio de cada mes, debe realizar un recuento físico para obtener el importe inicial. El importe de apertura se utilizará para compararlo con el importe de cierre, al que nos referiremos en un segundo momento. Así, para el mes de enero, McSally's Pub calcularía su apertura el día 1.
A final de mes, realice otra comprobación del inventario y registre los resultados para compararlos con los del período inicial. Con esta información, puedes calcular aspectos como los índices de uso, el desperdicio de alimentos y licores, las tendencias de ventas, los precios de los menús, etc.
La mayoría de los bares hacen pedidos de inventario a lo largo del mes para tener en cuenta distintos factores y escenarios, como un gran partido, unas vacaciones o una epidemia de divorcios. Las nuevas compras se reflejarán en el importe de cierre, pero no desempeñan un papel tan importante en los cálculos. Registre las nuevas compras a lo largo del mes por separado.
Los niveles de paridad se refieren a la cantidad mínima necesaria de algo que hay que tener a mano. Cuando tu inventario desciende por debajo de los niveles de paridad, sabes que tienes que pedir más. En el caso del McSally's Pub, son cuatro barriles de Guinness y cinco botellas de Jameson. Ahora que ya sabes cómo contar y qué buscar, vamos a entrar en materia: el uso del inventario.
Al igual que los niveles de paridad, son las cantidades mínimas de cosas que debe tener a mano en todo momento. Esto es importante porque no quieres tener más existencias de las que necesitas, pero tampoco quieres quedarte sin ellas.
La utilización del inventario es una medida de las entradas y salidas de sus suministros. Es útil para determinar cuánto está gastando, ganando y desperdiciando. Utilice esta fórmula para calcular el uso: Cantidades iniciales + Cantidades compradas - Cantidades finales. Sume lo que ha comprado a lo largo del mes a lo que tenía al principio y reste lo que tenía al final para ver lo que se ha utilizado. Ejemplo: McSally's comenzó el mes con 15 botellas de whisky, compró 4 más y terminó el mes con 11 botellas. El uso del inventario de McSally's sería de 8 botellas.
El coste del licor es el precio que se paga por producir una bebida, como porcentaje de su precio de venta. Puedes calcularlo dividiendo el coste de los ingredientes por el precio de venta. Si tu combinado de chupito y cerveza te cuesta 2,50 $ y se vende a un precio de 7 $, tu coste de licor ronda el 35%. ¡Vaya! Los costes de consumición se refieren al precio que pagas por cualquier consumición, no por una bebida en concreto. Puedes calcular los costes de servicio utilizando esta fórmula: (Cantidades de apertura + Cantidades compradas - Cantidades de cierre) / Ventas totales ¿Notas algo familiar? Al dividir las ventas totales entre el uso total del inventario, se obtiene el coste total que ha pagado por servir una bebida en su bar.
Let’s go a level deeper: we can use our liquor costs to calculate our menu prices. Industry experts suggest that your general booze costs (irrespective of type) should hover around 20%. Take this with a grain of salt, as acquiring empirical data for this is extremely difficult.
Liquor should hover around 15-20%.
Beer should be around 20-25%.
Wine should be around 25-30%.
When you have your inventory tracking process set up, you should be able to calculate liquor costs on the fly to compare them to these benchmarks. With liquor costs in mind, you can break things down further to calculate profit margins and mark up. Taking your inventory usage number, you can divide it by the average number of drinks per bottle to calculate cost per drink. McSally’s used 8 bottles last month. Each bottle was purchased at $12. Each bottle has about 10 shots worth of liquor. Their liquor cost was (12x8) $96. They served a total of 80 drinks with those bottles. The liquor cost per drink would be (96/80) $1.20. If McSally’s wanted a profit margin of 50%, they would mark up their shots by 50% of the liquor cost, so they’d sell a shot for $1.80.
There are dozens of ways you can permutate inventory data to measure your bar’s performance and manage its economic health. They all start with how you actually manage your count. There are a few ways to keep track of your inventory, and they come down to preference, budget, and need for efficiency.
This tried and true form of bookkeeping has endured the test of time. If you intend to do it like your ancestors did, consider using a formalized process for tracking inventory month-over-month to ensure consistency and usability.
Spreadsheets are commonly used for any form of accounting, whether it’s money or inventory. They’re relatively easy to use, and you can customize them to your liking. Although spreadsheets are neater than pen and paper and easier to optimize, there’s still one problem: data entry. Even if your formulas are perfect, inputting incorrect data, adding it late, or putting it in the wrong place can mess up your count – and your spreadsheet won’t be able to help you find your error.
Rather than recording things by hand, you can use a software to track inventory as goods are sold/supplies are purchased. These solutions typically integrate with your Point of Sale (POS) system so that when a bartender enters an order, the standardized amount is subtracted from your inventory. So when McSally’s does a shot and a beer combo for a dozen folks watching the Sunday afternoon games, each shot is recorded at the POS. Investing in an inventory management software, especially one that can integrate with your POS, can dramatically improve your bar’s efficiency, especially if you own multiple locations. You can keep track of inventory movement in real-time, giving you ample time to contact suppliers, manage waste, and adjust prices for an anticipated rush.
Managing your bar’s inventory can be tedious. Luckily, software exists to make your life easier. Inventory management softwares can be a dime a dozen, so it’s important you invest in one that’s right for your business.
There are a few qualities you should look for in your bar management software:
Considere la escala de sus operaciones. ¿Qué necesita de un software de gestión de inventario? ¿Cuál es su presupuesto para un software? ¿La utilidad del software compensaría el coste? Asegúrese de tener en cuenta aspectos como las suscripciones, los permisos, las cuentas y el hardware. Si el software es estupendo, pero es difícil formar a su personal, no valdrá de mucho.
El bar moderno se gestiona tanto desde un ordenador como desde el mostrador. Asegúrese de elegir un software de gestión de inventario que pueda integrarse con su sistema de punto de venta, su software de contabilidad y mucho más. Si su objetivo es la eficiencia, no querrá que los datos permanezcan aislados.
Your inventory management system shouldn’t add any additional burden to your staff. You want a platform that can efficiently and seamlessly manage your inventory, so when a bartender inputs an order for three beers in your POS system, those 3 beers are deducted from your current inventory. MarketMan offers a cloud-based solution that seamlessly combines your POS and your inventory management system into one device. All you need to do to keep track of your inventory, place an order, or contact your suppliers is to switch the tab on your screen. This advanced POS solution will significantly reduce your time-to-table, while reducing the amount of time you spend counting bottles, writing notes, and filling out spreadsheets.
MarketMan's restaurant inventory management software is designed to automate inventory control, reduce food costs, and optimize all back-of-house activities. By eliminating manual processes, MarketMan empowers restaurateurs to work smarter, reduce waste, and gain insights for improved profitability. Take the guesswork out of restaurant management—book a demo today to experience how MarketMan can elevate your operations!
Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
Solicitar una demostraciónNo deje escapar la oportunidad de maximizar los beneficios de su restaurante. Calcule su ROI con MarketMan
Calcular el ROIBars and nightclubs represent a $24 billion industry, full of spirits, stories, and characters your favorite show couldn’t concoct. Running a bar, whether it’s a lowkey dive in the suburbs or the next hottest thing in SoHo, can be an extremely rewarding business venture, but it’s not as easy as pouring liquor from the well. One of the most important aspects of running a bar is managing your inventory. This can be mind-numbingly tough, since the volume of drink orders (and we mean that both ways) can change so fluidly. This guide will walk you through everything you need to know about tracking your inventory to the last drop, including: 1. Tracking your bar inventory 2. Calculating Inventory usage, pour costs, and more 3. Choosing a bar management software.
Empecemos.
🔓 Desvela los secretos del éxito de los restaurantes con estrategias prácticas para optimizar las operaciones, maximizar los beneficios y crear una clientela fiel.
Descargar recursosAsí que ha abierto un nuevo bar y ha obtenido su licencia comercial y su licencia de bebidas alcohólicas. Tienes un local, un contrato de alquiler y te estás preparando para abrir las puertas. Lo has llamado McSally's Pub: tienes los taburetes, el tablero de dardos, las televisiones que sólo ponen la Premier League a cualquier hora, todo lo necesario. Ahora que ha llegado el momento de abrir el barril, hay algunos patos que tienes que poner en fila. Para ser lo más eficiente posible, hay que controlar el inventario en todo momento. El seguimiento del inventario te permitirá identificar tendencias de ventas, eliminar desperdicios y optimizar tu menú. Aunque el seguimiento del inventario en un bar es un poco diferente al seguimiento del inventario en un restaurante, los principios son en gran medida los mismos.
El inventario de un bar, al igual que el de un restaurante, es una relación de todos los suministros, ingredientes e insumos diversos necesarios para elaborar los platos de la carta. En el McSally's Pub, eso incluye botellas de cerveza, barriles, botellas de licor, mezcladores, aromatizantes, licores, etcétera. También incluye los materiales necesarios para su limitada carta de comida de bar, desde las patatas fritas cortadas a arrugas hasta la lechuga decorativa del fish and chips. Existen dos tipos de inventario, el inventario permanente y el inventario físico. El inventario permanente se actualiza en tiempo real para reflejar todas las entradas y salidas de existencias, en función de las ventas, las compras a proveedores y los desperdicios. El inventario físico es un recuento estático y único de todo lo que tienes para vender. 
Note: your bar inventory should track things that are considered inputs, like ingredients in a restaurant. This does not necessarily include equipment, like jiggers, beakers, or shakers, as those are not typically reordered or replaced on a consistent basis.
Tracking your bar inventory is an ongoing process, and it begins with a simple count, that is, your physical inventory. This information is necessary for a variety of business functions, like your break-even analyses and menu price setting. To conduct an inventory, you need to count every ingredient, input, or supply, and their amounts and record it. A good rule of thumb is to count twice, so you have some certainty as to what you have. At a bar, measuring amounts is crucial in ensuring efficiency, especially with liquor. But you don’t need to be scientifically precise to do your count, you only need as much information as is useful to you. Let’s break down counting by some common items:
Las bebidas vendidas por botellas son de uso individual y se venden individualmente. Cuéntalas por botellas y anótalas.
To keep track of anything that you pour from, from the well whiskey to the high end gin, follow a two-step process:
1. Count the bottles by type, quantity, and volume
Seems obvious enough, but count all the bottles. Organize them by type and then by volume. So you should have a list of 500mL whiskey, 1L whiskey, and so on.
2. Assess the relative amount in each bottle
This is the tricky part. Although you don’t need to break out the measuring cups, it’s good to have some uniformity in your measurement. A common way to do this is to line up all bottles arranged by size and type, imagine each divided into ten, and eyeball how much is left in each. For example, your bartender Liam performs the count at the end of the week. He counts three 500mL bottles of whiskey. One is unopened, one has about 5/10 left, the other has about 1/10.
Para cualquier recipiente de líquido a través del cual no puedas ver, necesitarás un método diferente a la regla de las décimas. Si te gusta levantar peso, puedes probar el método de las conjeturas, en el que coges el barril, lo agitas y haces tu mejor estimación. Algunos utilizan un termómetro para medir la diferencia de temperatura entre el espacio vacío y la cerveza. Otros se limitan a utilizar una balanza para barriles. Si lo tuyo no es levantar, puedes utilizar algo como un Keg Check para obtener un poco más de precisión. El pub McSally's tiene una báscula de barriles en la parte de atrás para asegurarse de que tienen suficiente Guinness de barril en todo momento.
Utiliza las mismas técnicas que emplearías en un restaurante. Cuenta cada ingrediente, las cantidades restantes, etc.
Hacer inventario, sobre todo inventario físico, no es cosa de una sola vez. Por lo general, la mayoría de los bares realizan comprobaciones mensuales del inventario físico, con actualizaciones semanales de las compras y, de vez en cuando, también comprobaciones puntuales. Hay que tener en cuenta varias dimensiones, a saber: cantidades iniciales, cantidades finales, cantidades compradas y niveles de paridad.
Al principio de cada mes, debe realizar un recuento físico para obtener el importe inicial. El importe de apertura se utilizará para compararlo con el importe de cierre, al que nos referiremos en un segundo momento. Así, para el mes de enero, McSally's Pub calcularía su apertura el día 1.
A final de mes, realice otra comprobación del inventario y registre los resultados para compararlos con los del período inicial. Con esta información, puedes calcular aspectos como los índices de uso, el desperdicio de alimentos y licores, las tendencias de ventas, los precios de los menús, etc.
La mayoría de los bares hacen pedidos de inventario a lo largo del mes para tener en cuenta distintos factores y escenarios, como un gran partido, unas vacaciones o una epidemia de divorcios. Las nuevas compras se reflejarán en el importe de cierre, pero no desempeñan un papel tan importante en los cálculos. Registre las nuevas compras a lo largo del mes por separado.
Los niveles de paridad se refieren a la cantidad mínima necesaria de algo que hay que tener a mano. Cuando tu inventario desciende por debajo de los niveles de paridad, sabes que tienes que pedir más. En el caso del McSally's Pub, son cuatro barriles de Guinness y cinco botellas de Jameson. Ahora que ya sabes cómo contar y qué buscar, vamos a entrar en materia: el uso del inventario.
Al igual que los niveles de paridad, son las cantidades mínimas de cosas que debe tener a mano en todo momento. Esto es importante porque no quieres tener más existencias de las que necesitas, pero tampoco quieres quedarte sin ellas.
La utilización del inventario es una medida de las entradas y salidas de sus suministros. Es útil para determinar cuánto está gastando, ganando y desperdiciando. Utilice esta fórmula para calcular el uso: Cantidades iniciales + Cantidades compradas - Cantidades finales. Sume lo que ha comprado a lo largo del mes a lo que tenía al principio y reste lo que tenía al final para ver lo que se ha utilizado. Ejemplo: McSally's comenzó el mes con 15 botellas de whisky, compró 4 más y terminó el mes con 11 botellas. El uso del inventario de McSally's sería de 8 botellas.
El coste del licor es el precio que se paga por producir una bebida, como porcentaje de su precio de venta. Puedes calcularlo dividiendo el coste de los ingredientes por el precio de venta. Si tu combinado de chupito y cerveza te cuesta 2,50 $ y se vende a un precio de 7 $, tu coste de licor ronda el 35%. ¡Vaya! Los costes de consumición se refieren al precio que pagas por cualquier consumición, no por una bebida en concreto. Puedes calcular los costes de servicio utilizando esta fórmula: (Cantidades de apertura + Cantidades compradas - Cantidades de cierre) / Ventas totales ¿Notas algo familiar? Al dividir las ventas totales entre el uso total del inventario, se obtiene el coste total que ha pagado por servir una bebida en su bar.
Let’s go a level deeper: we can use our liquor costs to calculate our menu prices. Industry experts suggest that your general booze costs (irrespective of type) should hover around 20%. Take this with a grain of salt, as acquiring empirical data for this is extremely difficult.
Liquor should hover around 15-20%.
Beer should be around 20-25%.
Wine should be around 25-30%.
When you have your inventory tracking process set up, you should be able to calculate liquor costs on the fly to compare them to these benchmarks. With liquor costs in mind, you can break things down further to calculate profit margins and mark up. Taking your inventory usage number, you can divide it by the average number of drinks per bottle to calculate cost per drink. McSally’s used 8 bottles last month. Each bottle was purchased at $12. Each bottle has about 10 shots worth of liquor. Their liquor cost was (12x8) $96. They served a total of 80 drinks with those bottles. The liquor cost per drink would be (96/80) $1.20. If McSally’s wanted a profit margin of 50%, they would mark up their shots by 50% of the liquor cost, so they’d sell a shot for $1.80.
There are dozens of ways you can permutate inventory data to measure your bar’s performance and manage its economic health. They all start with how you actually manage your count. There are a few ways to keep track of your inventory, and they come down to preference, budget, and need for efficiency.
This tried and true form of bookkeeping has endured the test of time. If you intend to do it like your ancestors did, consider using a formalized process for tracking inventory month-over-month to ensure consistency and usability.
Spreadsheets are commonly used for any form of accounting, whether it’s money or inventory. They’re relatively easy to use, and you can customize them to your liking. Although spreadsheets are neater than pen and paper and easier to optimize, there’s still one problem: data entry. Even if your formulas are perfect, inputting incorrect data, adding it late, or putting it in the wrong place can mess up your count – and your spreadsheet won’t be able to help you find your error.
Rather than recording things by hand, you can use a software to track inventory as goods are sold/supplies are purchased. These solutions typically integrate with your Point of Sale (POS) system so that when a bartender enters an order, the standardized amount is subtracted from your inventory. So when McSally’s does a shot and a beer combo for a dozen folks watching the Sunday afternoon games, each shot is recorded at the POS. Investing in an inventory management software, especially one that can integrate with your POS, can dramatically improve your bar’s efficiency, especially if you own multiple locations. You can keep track of inventory movement in real-time, giving you ample time to contact suppliers, manage waste, and adjust prices for an anticipated rush.
Managing your bar’s inventory can be tedious. Luckily, software exists to make your life easier. Inventory management softwares can be a dime a dozen, so it’s important you invest in one that’s right for your business.
There are a few qualities you should look for in your bar management software:
Considere la escala de sus operaciones. ¿Qué necesita de un software de gestión de inventario? ¿Cuál es su presupuesto para un software? ¿La utilidad del software compensaría el coste? Asegúrese de tener en cuenta aspectos como las suscripciones, los permisos, las cuentas y el hardware. Si el software es estupendo, pero es difícil formar a su personal, no valdrá de mucho.
El bar moderno se gestiona tanto desde un ordenador como desde el mostrador. Asegúrese de elegir un software de gestión de inventario que pueda integrarse con su sistema de punto de venta, su software de contabilidad y mucho más. Si su objetivo es la eficiencia, no querrá que los datos permanezcan aislados.
Your inventory management system shouldn’t add any additional burden to your staff. You want a platform that can efficiently and seamlessly manage your inventory, so when a bartender inputs an order for three beers in your POS system, those 3 beers are deducted from your current inventory. MarketMan offers a cloud-based solution that seamlessly combines your POS and your inventory management system into one device. All you need to do to keep track of your inventory, place an order, or contact your suppliers is to switch the tab on your screen. This advanced POS solution will significantly reduce your time-to-table, while reducing the amount of time you spend counting bottles, writing notes, and filling out spreadsheets.
MarketMan's restaurant inventory management software is designed to automate inventory control, reduce food costs, and optimize all back-of-house activities. By eliminating manual processes, MarketMan empowers restaurateurs to work smarter, reduce waste, and gain insights for improved profitability. Take the guesswork out of restaurant management—book a demo today to experience how MarketMan can elevate your operations!
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